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Frühlingsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Frühlingsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Dekoration. Du musst frühzeitig Ort und Genehmigungen klären, Lieferanten und Helfer koordinieren und den Lageplan festlegen. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Wetter, Kühlung, Wechselgeld, Beschilderung und die Stromversorgung. Diese Checkliste ordnet die 66 Aufgaben so, dass Anmeldungen, Waren und Aufbau nicht gleichzeitig zum Engpass werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Marktlieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Stände und Aktivitäten festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten informieren

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standaufteilung bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anfahrt und Parken veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Bargeld und Wechselgeld organisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Lieferanten erinnern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Standtische aufstellen

    4 Personen

  • Besucher-Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Verkaufsstände einrichten

    6 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlstelle testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Sitzplätze im Blick behalten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Lieferanten auschecken

    2 Personen

  • Letzte Besucher begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien verladen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Dekoration und Schilder aufräumen

    2 Personen

  • Lieferanten abrechnen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MessetischeAnz. 16
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 48
  • StandregaleAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • TellerAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 180
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BlumentöpfeAnz. 24
  • KunstblumenAnz. 36
  • TischdekorationenAnz. 16
  • KreidetafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 30

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 5
  • Akku-LampenAnz. 8
  • Handmegafon
  • KartenlesegeräteAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 20
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klär Ort und Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Für Marktstände, Aktivitäten und mögliche Zelte können unterschiedliche Vorgaben gelten; prüfe außerdem, ob Strom- oder Sicherheitsauflagen dazukommen.
  • Bestätige Standaufteilung und Lieferanten spätestens 7 Tage vor dem Markt. Schicke dabei Lageplan, Anfahrt, Parkhinweise und Aufbauzeiten gemeinsam, damit niemand am Veranstaltungstag nach seinem Stand suchen muss.
  • Plane Helfer in festen Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Aufbau, Einlass beziehungsweise Information, Nachfüllen und Abbau brauchst du jeweils eine verantwortliche Person – nicht nur eine allgemeine Helferliste.
  • Prüfe die Ausstattung 3 bis 5 Tage vorher: Partyzelte, Tische, Sitzgelegenheiten, Kabelmatten, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Kühlboxen und Akku-Lampen. Lege außerdem fest, welche Geräte an welchem Stromanschluss stehen.
  • Erledige frische Einkäufe und Kühlung am Veranstaltungstag nach einem festen Zeitplan. Haltbare Vorräte können am Vortag bereitstehen, empfindliche Produkte gehören erst kurz vor Beginn in die Kühlboxen; Bargeld und Wechselgeld solltest du ebenfalls vor dem Öffnen zählen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Frühlingsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin und Genehmigungen. Lieferanten, Reservierungen und die Veröffentlichung des Marktes sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Was gehört auf den Lageplan für einen Frühlingsmarkt?
Markiere jeden Stand, Aktivitäten, Eingänge, Wege, Toiletten, Stromanschlüsse und Fluchtwege. Verschicke den fertigen Plan spätestens 7 Tage vorher an Lieferanten und Helfer.
Wann sollte ich Lieferanten an einen Frühlingsmarkt erinnern?
Sende eine erste Bestätigung etwa 2 Wochen vorher und eine kurze Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Markt. Darin sollten Ankunftszeit, Standplatz, Parkmöglichkeit und benötigte Ausstattung stehen.
Wie plane ich Kaffee, Geschirr und Kühlung für den Markttag?
Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser, Besteck und Kühlboxen mindestens 3 Tage vorher. Frische Produkte kommen erst am Veranstaltungstag in die Kühlung; plane zusätzlich Zeit für Nachfüllen und Reinigung ein.

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