Checklist pour organiser un marché de printemps

Un marché de printemps demande de coordonner les exposants, les stands, les activités et la circulation des visiteurs. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’installation. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié : rallonges, étiquettes de prix, monnaie, vaisselle réutilisable et solutions de rangement. Les derniers contrôles portent sur la météo, les stocks, les boissons fraîches et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Définir l’organisation du marché
2 personnes
Choisir les stands et les activités
3 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les activités
4 personnes
Rassembler les articles à vendre
3 personnes
Rassembler les lots de tombola
2 personnes
Prévoir la monnaie de la caisse
2 personnes
Mettre l'argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Préparer les outils
2 personnes
Marquer les stands
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les nappes de stand
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer les panneaux de paiement
2 personnes
Aménager le stand de restauration
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Préparer les activités
5 personnes
Installer la tombola
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Tenir les stands
12 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les activités
6 personnes
Vendre des billets de tombola
2 personnes
Organiser le tirage de la tombola
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Annoncer les ventes finales
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Draps de standqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 20
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pincesqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Étiquettes de prixqté 80
Crochets adhésifsqté 40
Décoration de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Set de lancer d’anneauxqté 2
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Cordes à sauterqté 6
Balles de jeuqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les fournisseurs : cela vous laisse plusieurs semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les exposants et envoyer les invitations.
Ne vous limitez pas aux tables et aux tentes : prévoyez aussi des multiprises, des rallonges, un terminal de paiement, un microphone et des boîtes de rangement pour chaque zone.
Préparez le plan, le déroulé et les étiquettes de prix au moins 2 jours avant l’ouverture. Le jour même, vous pourrez ainsi installer les stands sans interrompre la mise en place.
Demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions, puis transmettez le récapitulatif aux personnes qui préparent les achats. Faites les courses après avoir vérifié les quantités et les activités prévues.
Gardez la monnaie de la caisse dans un lieu sûr et désigné avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les prévisions météo la veille et le matin même afin d’ajuster les tentes et les activités extérieures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de printemps ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, réservations, fournisseurs et confirmations des exposants doivent être réglés avant l’envoi final des informations aux bénévoles.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez-les au plus tard 7 jours avant le marché. Vous aurez encore le temps d’intégrer leurs emplacements au plan, de préparer les étiquettes de prix et d’adapter les besoins en tables et en prises électriques.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de printemps ?: Vérifiez les prévisions météo, la liste des courses, les stocks non périssables et la monnaie de la caisse. Refroidissez les boissons et imprimez le plan ainsi que le déroulé au plus tard la veille au soir.
Quel matériel oublie-t-on souvent pour un marché de printemps ?: Les rallonges, multiprises, glacières, thermos, carafes d’eau et boîtes de rangement sont souvent laissés de côté. Ajoutez aussi un microphone, un terminal de paiement et suffisamment de vaisselle réutilisable avant l’installation.

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