Checklist para organizar un mercado de primavera sin olvidos

Organizar un mercado de primavera implica coordinar puestos, actividades, proveedores y ventas antes de abrir las puertas. Este plan reúne 76 tareas y 56 artículos para que puedas avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y comprobar los permisos hasta preparar el cambio de caja y enfriar las bebidas. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como el plano de los puestos, las etiquetas de precio, las preferencias dietéticas y la asignación de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Definir la distribución del mercado
2 personas
Elegir los puestos y actividades
3 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Fijar los portatarimas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir el plano
Hacer etiquetas de precio
2 personas
Preparar las actividades
4 personas
Recoger artículos de venta
3 personas
Recopilar los premios de la tómbola
2 personas
Gestionar el cambio de caja
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Preparar las herramientas
2 personas
Señalizar los puestos
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
6 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar telas para el puesto
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Colocar los carteles de pago
2 personas
Montar el puesto de catering
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Preparar las actividades
5 personas
Montar la tómbola
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Operar la caja
2 personas
Atender los puestos
12 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar actividades
6 personas
Vender boletos de la tómbola
2 personas
Realizar el sorteo de la tómbola
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Reponer los baños
Anunciar las ventas finales
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Ingresar la recaudación de caja
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Manteles para puestoscant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminal de pagocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 10
Cucharones de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 20
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Etiquetas de preciocant. 80
Ganchos adhesivoscant. 40
Decoración de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Set de lanzamiento de anillascant. 2
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Cuerdas para saltarcant. 6
Pelotas de juegocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del mercado antes de imprimir el plano y asignar los puestos. Deja definidos los espacios para carpas, mesas, actividades, circulación y cajas para evitar cambios el día anterior.
Contacta a proveedores y comprueba los permisos con varias semanas de margen. Las reservas de puestos, equipos o servicios suelen ser lo primero que se complica cuando se deja para los últimos 7 días.
Calcula la atención al público por turnos y asigna voluntarios a tareas concretas. Prepara e imprime el plan de trabajo para que cada persona sepa dónde debe estar y a qué hora empieza.
Prepara las ventas antes de montar: recoge los artículos, recopila los premios de la tómbola, imprime las etiquetas de precio y separa el cambio de caja. Guarda el efectivo en un lugar seguro y establece quién puede acceder a él.
Revisa la previsión del tiempo y la lista de la compra el día anterior. Enfría las bebidas con antelación y deja listas las provisiones no perecederas para no depender de una compra urgente el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de primavera?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, definir la distribución, contactar con proveedores y comprobar los permisos. Deja la última semana para invitaciones, inscripciones, compras y preparación del material.
¿Cuándo hay que imprimir el plano y el plan de trabajo?: Imprímelos cuando la distribución y los turnos estén confirmados, idealmente entre 3 y 5 días antes. Lleva copias adicionales para los responsables de puestos, voluntarios y montaje.
¿Cuántas bebidas hay que preparar para un mercado de primavera?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 al 15 %. Enfría las bebidas el día anterior y comprueba que las neveras y neveras portátiles tienen capacidad suficiente.
¿Cuándo se prepara la caja y el cambio?: Gestiona el cambio de caja entre 1 y 2 días antes y confirma quién lo custodiará. Guarda el efectivo de forma segura y comprueba el terminal de pago antes de que lleguen los primeros visitantes.

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