Checklist pour organiser un marché de Pâques

Un marché de Pâques demande de coordonner les exposants, les stands, les visiteurs et la logistique sur une même journée. Cette checklist rassemble 72 tâches et 70 éléments à prévoir, depuis la confirmation du lieu jusqu’au rangement. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : autorisation, assurance, électricité, toilettes, circulation, inscriptions et livraisons. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et vérifier chaque détail avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier l’autorisation de marché
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Réserver les stands
Réserver l’alimentation électrique
Réserver les toilettes
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Confirmer les livraisons
Publier le programme
Afficher la promotion
2 personnes
Réserver le terminal de paiement
Prévoir de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
2 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Fixer les tentures de stand
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le stand de restauration
4 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Gérer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire les comptes de la caisse
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer les ventes
3 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Draps de standqté 12
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Enrouleursqté 4
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Cuillères de cuisineqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 6
Plaques de cuisson en aluminiumqté 6

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
Paniers de Pâquesqté 20
Nappesqté 20
Compositions floralesqté 12
Listes de prixqté 20
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de numéro de standqté 12
Chevalets de trottoirqté 4
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-toutqté 6

Matériel de sport

Cuillères à œufsqté 20
Oeufs en boisqté 30
Présentoirs pour coloriagesqté 4
Crayons de couleurqté 12
Ciseaux de bricolageqté 8
Cordes à sauterqté 6
Sets de craiesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : vérifiez au moins 6 semaines avant le marché si une autorisation spécifique, une assurance ou une alimentation électrique est nécessaire.
Ne réservez pas seulement les stands : prévoyez aussi les tentes, tables, chaises, nappes et caisses de rangement, puis confirmez leurs horaires de livraison au plus tard 7 jours avant l’installation.
Fixez une date limite d’inscription pour les participants, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là leurs besoins alimentaires et leurs besoins en électricité.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour l’accueil, une pour les stands et une pour les paiements. Gardez au moins 30 minutes de relais entre deux équipes.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le jour même les machines à café, bouilloires, verres et pichets.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Pâques ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, les toilettes, l’électricité et les stands doivent être confirmés en premier.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Pâques ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la coordination des stands et 1 pour les paiements par créneau de 2 à 3 heures. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses et les imprévus.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché de Pâques ?: Réservez le terminal de paiement au moins 10 jours avant l’événement et prévoyez une somme d’argent liquide adaptée aux premiers échanges. Testez le terminal et préparez la monnaie avant l’ouverture.
Quand confirmer les livraisons et l’installation des stands ?: Confirmez les livraisons 7 jours avant le marché, puis vérifiez les horaires la veille. Prévoyez généralement 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les stands, les tables, les tentes et le matériel électrique.

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