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Ostermarkt organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Ostermarkt braucht mehr Vorbereitung als ein paar dekorierte Tische. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und die Infrastruktur, bevor du Stände oder Helfer einteilst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Lieferungen und die Veröffentlichung des Programms. In den letzten Tagen geht es vor allem um Einkäufe, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und eine funktionierende Ausgabe am Markttag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Marktgenehmigung prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Stände reservieren

  • Stromversorgung reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Verkehrsplan abstimmen

    2 Personen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Lieferungen bestätigen

  • Programm veröffentlichen

  • Werbung aufhängen

    2 Personen

  • Geldautomaten reservieren

  • Bargeld organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Stände ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standtücher befestigen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    2 Personen

  • Cateringstand einrichten

    4 Personen

  • Verkaufsstände einrichten

    6 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kassen testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Musik bedienen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische abwischen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Kassen abschöpfen

    2 Personen

  • Bestand auffüllen

    2 Personen

  • Letzten Verkauf ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Verkauf abschließen

    3 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Stände abbauen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Restbestand zählen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • StandtücherAnz. 12
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelrollenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KüchenlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • Aluminium-BackblecheAnz. 6

Dekoration

  • OsterschmuckAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 10
  • Kunststoff-OstereierAnz. 100
  • OsterkörbchenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • PreislisteAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernschilderAnz. 12
  • AufstellerAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • BallongewichteAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtuchspenderAnz. 6

Sportmaterial

  • EierlöffelAnz. 20
  • HolzeierAnz. 30
  • Staffeleien für MalvorlagenAnz. 4
  • BuntstifteAnz. 12
  • BastelscherenAnz. 8
  • SpringseileAnz. 6
  • KreidesetAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Strom, Toiletten und gegebenenfalls Geldautomaten frühzeitig. Prüfe außerdem, ob die vorhandene Stromversorgung für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und die Beschallungsanlage ausreicht.
  • Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Anmeldungen weitgehend vollständig sind. Plane Wege für Lieferungen und Besucher ein und halte Platz für Marktstände, Partyezelte sowie zusätzliche Klapptische frei.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern fasse sie vor dem Einkauf zusammen. So kannst du frische Produkte und Snacks gezielt beschaffen, statt am Vortag fehlende Varianten nachzukaufen.
  • Teile freiwillige Helfer in konkrete Zeitblöcke ein, zum Beispiel Aufbau, Ausgabe, Kasse und Abbau. Für Kartenterminals und Bargeld sollte immer eine verantwortliche Person pro Schicht eingewiesen sein.
  • Kühle Getränke spätestens am Vortag und kontrolliere am Morgen, ob Kühlboxen und Kühlschränke tatsächlich kalt sind. Stelle Geschirr, Servierschalen, Servierzangen und Kaffeekannen vor Beginn an festen Ausgabestellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Ostermarkt-Genehmigung beantragen?
Prüfe die Marktgenehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem geplanten Termin. Je nach Ort können zusätzlich Verkehrsplan, Versicherung und Vorgaben für Stände oder Lebensmittel nötig sein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Ostermarkt?
Plane mindestens 1 Helfer für Aufbau und Abbau je größerem Aufgabenbereich sowie 2 Personen gleichzeitig für Ausgabe oder Kasse ein. Bei mehreren Ständen solltest du die Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden einteilen.
Wann soll ich die Lieferungen für den Ostermarkt bestätigen?
Bestätige Lieferungen spätestens 7 Tage vorher und prüfe am Vortag noch einmal Uhrzeit, Zufahrt und benötigte Stellfläche. Frische Produkte kaufst du möglichst innerhalb der letzten 24 Stunden ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Ostermarkt?
Rechne pro erwarteter Ausgabe mit mindestens 1 Teller, 1 Trinkglas oder Becher und dem passenden Besteck. Bei 100 Gästen solltest du wegen Nachschub, Bruch und verspätetem Spülen etwa 120 bis 130 Stück pro häufig genutzter Geschirrart einplanen.

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