Organiser un Marché de Pâques : la checklist complète

Un Marché de Pâques demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les fournisseurs et les bénévoles. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, le plan des stands et les inscriptions. Les points souvent oubliés arrivent ensuite : alimentation électrique, besoins alimentaires, moyens de paiement, signalétique et stockage au frais. Cette checklist te permet de suivre les préparatifs dans l’ordre, jusqu’au chargement des stands et des tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Réserver les stands
Prévoir l’alimentation électrique
Créer le plan du marché
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations pour manger et boire
Rédiger le texte promotionnel
Distribuer les flyers
3 personnes
Publier l'annonce en ligne
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les instructions aux fournisseurs
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
Créer les listes de prix
2 personnes
Concevoir des flèches et des panneaux
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger les stands et les tentes
4 personnes
Préparer la vaisselle et les boissons
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le signal de fin
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les denrées alimentaires en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Stocker le matériel au sec et propre
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Parois de standqté 12
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses isothermesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisses de monnaieqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Œufs de Pâques en plastiqueqté 150
Couronnes de Pâquesqté 6
Décoration de tableqté 24
Arches de ballonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Balais et pelleqté 6
Chiffons microfibresqté 24

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Chemises à pinceqté 6
Listes de prixqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux de numéro de standqté 18
Housses en plastiqueqté 30
Formulaires d’argent liquideqté 50

Conseils

Finalise le plan du marché au moins 10 jours avant l’événement. Indique la place de chaque stand, les passages, les tables, les tentes et les points électriques pour éviter les changements le jour même.
Demande aux participants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Regroupe ces informations dans un seul tableau avant d’envoyer les consignes définitives aux fournisseurs.
Prévois une personne pour les paiements et une autre pour les stocks. Vérifie les espèces, les moyens de paiement disponibles et les listes de prix avant l’ouverture, plutôt que pendant les premières ventes.
Teste les rallonges, les machines à café, les bouilloires et les distributeurs de boissons la veille. Une vérification de 30 minutes permet de repérer un câble manquant ou un équipement incompatible.
Organise le chargement par zone et étiquette les boîtes de rangement. Charge d’abord les éléments volumineux, comme les stands, les tentes et les tables, puis le matériel de service et les produits à conserver au frais.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de Pâques ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les réservations de stands et les fournisseurs doivent être confirmés avant de lancer la communication.
Quand confirmer la répartition des stands ?: Confirme-la au moins 10 jours avant le marché, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins particuliers. Envoie ensuite à chaque participant son emplacement, ses horaires d’arrivée et ses consignes de montage.
Combien de bénévoles faut-il pour un Marché de Pâques ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements ou la caisse, 1 pour l’alimentation et les boissons, et 2 personnes pour le montage et le démontage. Pour un marché plus grand, ajoute 1 personne par zone de stands.
Quand acheter et stocker la nourriture et les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant le marché lorsque les produits le permettent. Stocke immédiatement les produits frais dans des glacières, caisses isothermes ou réfrigérateurs adaptés, puis vérifie les quantités le matin de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.