Checklist para organizar un Mercado de Pascua

Un Mercado de Pascua necesita más coordinación que una simple feria: hay que encajar puestos, proveedores, permisos, comida y montaje en el mismo horario. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde fijar la fecha y el lugar hasta cargar las carpas y los puestos. También contempla detalles que suelen quedarse para el último momento, como la electricidad, los medios de pago, las preferencias dietéticas y la conservación de los productos refrigerados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar puestos
Asegurar el suministro eléctrico
Crear un plano del mercado
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer las reservas de comida y bebida
Escribir texto promocional
Repartir flyers
3 personas
Publicar el anuncio en línea
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones a los proveedores
Comprobar los medios de pago
2 personas
Crear listas de precios
2 personas
Diseñar flechas y carteles
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cargar puestos y tiendas
4 personas
Preparar vajilla y bebidas
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Marcar los puestos
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores hasta los puestos
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar puntos de residuos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer los baños
Apoyar a los vendedores
2 personas
Comprobar la iluminación
Anunciar la señal final
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Volver a cargar los materiales
4 personas
Guardar el material limpio y seco
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 18
Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Paredes del standcant. 12
Mantelescant. 24
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertos reutilizablescant. 200
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas isotérmicascant. 6
Bandejas para servircant. 12
Compras

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Sartenescant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Equipo

Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Datáfonoscant. 3
Cajas de cambiocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldas de Pascuacant. 12
Huevos de Pascua de plásticocant. 150
Coronas de Pascuacant. 6
Decoración de mesacant. 24
Arcos de globoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cepillos y recogedorescant. 6
Paños de microfibracant. 24

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 6

Comunicación

Walkie-talkiescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30
Carpetas portapapelescant. 6
Listas de precioscant. 30
Paneles informativoscant. 8
Carteles de señalizacióncant. 12
Carteles con número de standcant. 18
Fundas de plásticocant. 30
Formularios de efectivocant. 50

Consejos

Solicita los permisos y revisa el seguro con varias semanas de margen. No esperes a tener confirmados todos los puestos: los requisitos del lugar pueden condicionar el plano del mercado.
Cierra la distribución de los puestos antes de enviar las instrucciones a los proveedores. Deja pasillos despejados y comprueba cuántas mesas, carpas, sillas y tomas eléctricas necesita cada participante.
Confirma comida y bebida según el horario real de apertura. Reserva espacio para neveras portátiles, cajas isotérmicas, termos y bandejas para mantener caliente, y guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen.
Asigna voluntarios por franjas, no solo por función. Para el montaje y la carga final, prevé al menos un equipo separado de las personas que atenderán los puestos durante el mercado.
Haz una comprobación final del inventario el día anterior y otra al cargar. Los cables alargadores, los medios de pago, las listas de precios, los carteles y las instrucciones para proveedores suelen faltar aunque el mobiliario ya esté listo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Pascua?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, solicitar permisos y contactar con proveedores. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar participantes, distribución, voluntarios, comida y material.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Intenta cerrarla entre 10 y 14 días antes del mercado. Así puedes enviar instrucciones, diseñar flechas y carteles, comprobar el mobiliario y corregir necesidades de electricidad o almacenamiento.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un Mercado de Pascua?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de visitantes y de las horas de apertura, separando bebidas calientes, frías y comida. Haz las reservas al menos 7 días antes y añade una pequeña cantidad de margen para evitar quedarte sin servicio.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deben estar listas las listas de precios, los carteles, los medios de pago, las instrucciones a proveedores y el inventario. Guarda los productos refrigerados y reúne el material antes de cargar puestos, carpas, mesas y cajas.

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