Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie, vergunningen en indeling, daarna kramen, leveranciers en programma. Reserveer tenten en stroom op tijd, want die bepalen hoeveel standhouders je kunt plaatsen. In de laatste week verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen, koeling en bewegwijzering. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van de eerste plattegrond tot cadeaupapier en warme dranken op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kramen en tenten reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Leveranciers benaderen
2 personen
Kraamhouders uitnodigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Muziekprogramma vastleggen
Kinderactiviteiten reserveren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Plattegrond delen
Promotie ophangen
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Voorraad inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cadeauverpakkingen klaarleggen
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen lossen
4 personen
Tenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamtafels aankleden
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Kassa's testen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kassa's bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Fotohoek beheren
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Hapjes aanvullen
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stroomkabels losmaken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen opslaan
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Kleedkamerscherm

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Soeplepelsaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Kerstfigurenaantal 8
Kerstmanpak
Cadeaupapierrollenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 40

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Pinapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Pollepelsaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Flesopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 10
Bouwhekkenaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Naamkaartjesaantal 30
Plattegrondenaantal 30
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Kassa

Geldkistjesaantal 2
Kassabonnenrollenaantal 10
Betaalmattenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, vergunningen, verzekering en stroompunten uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Zonder gecontroleerde stroomcapaciteit kun je koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudketels niet veilig inplannen.
Maak de marktindeling voordat je kraamhouders uitnodigt. Teken kramen, tenten, looproutes, kinderactiviteiten, muziek en uitgangen op één plattegrond en deel de definitieve versie uiterlijk 1 week vooraf.
Open online aanmeldingen 6 tot 8 weken vooraf en verzamel dieetwensen meteen. Bevestig de kraamindeling uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat leveranciers weten waar ze moeten lossen.
Plan boodschappen, verse producten, gekoelde dranken en hapjes in twee momenten. Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf, haal verse producten op de dag zelf en koel dranken minimaal 4 uur voor opening.
Test licht en apparatuur vóór de bezoekers komen. Controleer lichtsnoeren, ledlampen, lantaarns en batterijen de avond ervoor; zet koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudketels daarna op afzonderlijke, gecontroleerde stroompunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en materiaal. Reserveer kramen, tenten en kinderactiviteiten bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor de markt.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?: Nodig kraamhouders 6 tot 8 weken vooraf uit en geef een duidelijke aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken. Bevestig de indeling en deel de plattegrond uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig op een kerstmarkt?: Tel per cluster van apparatuur de benodigde aansluitingen op en houd minimaal 1 extra stroompunt achter de hand. Controleer de capaciteit uiterlijk 4 weken vooraf, vooral voor koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels en verlichting.
Wanneer moet ik eten en drinken inkopen voor een kerstmarkt?: Koop houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf. Zet dranken minimaal 4 uur voor opening koud en bereid hapjes zo kort mogelijk voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.