Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, le lieu et le plan des stands avant de contacter les exposants et les fournisseurs. Les autorisations, l’assurance, les points d’alimentation et l’éclairage doivent être vérifiés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des stands pour éviter les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Réserver les stands et les tentes
4
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Contacter les fournisseurs
2 personnes
8
Inviter les exposants
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions en ligne
11
Conserver le programme musical
12
Réserver des activités pour enfants
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
16
Partager le plan
17
Afficher la promotion
2 personnes
18
Créer la signalisation
2 personnes
19
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer les emballages cadeaux
2 personnes
26
Préparer les caisses
2 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Dégager le site
4 personnes
29
Décharger les stands
4 personnes
30
Monter les tentes
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Décorer les tables de stand
4 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
38
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
40
Tester les caisses
2 personnes
41
Tester le son
2 personnes
42
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

43
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Servir des boissons chaudes
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Gérer les caisses
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Garder les tables propres
2 personnes
52
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
53
Fournir la musique
54
Gérer l’espace photo
55
Vérifier les toilettes
56
Vérifier les stocks
57
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
58
Vérifier l'éclairage
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Fermer les caisses
2 personnes
61
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

62
Démonter les stands
6 personnes
63
Démonter les tentes
6 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Débrancher les câbles d’alimentation
2 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Stocker le matériel
4 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Gérer les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Paravent de loge

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Tassesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Louches à soupeqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Costume de Père Noël
Rouleaux de papier cadeauqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Louchesqté 6
Bacs de rangementqté 20
Décapsuleursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 10
Barrières de chantierqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Badges nominatifsqté 30
Plansqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Caisse

Caisses à monnaieqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 10
Tapis de paiementqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan des stands avant d’envoyer les invitations : prévoyez les allées, les tentes, les tables et un espace séparé pour les activités destinées aux enfants.
Vérifiez les besoins électriques au moins 3 semaines avant l’ouverture. Les machines à café, bouilloires, bains-marie et guirlandes lumineuses ne doivent pas tous être branchés sur le même point.
Demandez les informations alimentaires des exposants dès leur inscription, puis confirmez-les 7 jours avant le marché. Cela permet d’anticiper les boissons chaudes, les en-cas et le matériel de service.
Préparez la signalisation avant l’installation : entrée, sorties, toilettes, accueil, stands et activités doivent être lisibles dès l’arrivée. Prévoyez aussi des piles de rechange pour les lampes et lanternes.
Ne gardez pas les produits frais pour le jour même. Faites l’inventaire et les courses 2 à 3 jours avant, puis récupérez les produits frais la veille et refroidissez les boissons suffisamment tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, les exposants et la réservation des stands ou des tentes prennent généralement le plus de temps.
Quand faut-il inviter les exposants d’un marché de Noël ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement et ouvrez les inscriptions en ligne à ce moment-là. Confirmez ensuite la répartition des stands environ 10 jours avant le marché.
Comment organiser l’éclairage d’un marché de Noël ?: Testez les guirlandes lumineuses, lampes LED, lanternes et piles au moins 7 jours avant. Vérifiez chaque point d’alimentation et gardez des piles de rechange sur place pour toute la durée de l’événement.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant, puis récupérez les produits frais la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les en-cas le jour même.

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