Checklist para organizar un mercado navideño de varios días

Un mercado navideño de varios días necesita más que puestos decorados y productos a la venta. Hay que coordinar permisos, horarios, carpas, electricidad, entregas, catering y el cierre diario del recinto. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que conviene hacerlo, desde reservar el espacio y seleccionar los puestos hasta montar, atender y desmontar. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: el plano, las inscripciones, las preferencias dietéticas y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
3 personas
Comprobar permisos
Seleccionar los puestos del mercado
3 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Hacer reservas de material
Hacer reservas de catering
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar la ruta de tráfico
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recibir las entregas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar puntos de caja y pago con tarjeta
2 personas
Clasificar el inventario
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar puntos de residuos
2 personas
Reponer los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Abrir los puestos del mercado
6 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar las mesas
2 personas
Comprobar la iluminación
Contar el inventario
2 personas
Cerrar el mercado
4 personas
Abrir los puestos
6 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reponer bebidas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar las mesas
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Cerrar el mercado
4 personas
Abrir los puestos
6 personas
Preparar el último stock
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar las mesas
2 personas
Cerrar las últimas ventas
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los cables de alimentación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar el stock sobrante
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Completar la inspección del recinto
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Iluminación

Arcos de luzcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 30
Lámparas de bateríacant. 24
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 40

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 24
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Nieve artificialcant. 10
Mantelescant. 20
Tableros de corchocant. 6
Pizarrascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Tazascant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cuencoscant. 24
Jarrascant. 12

Cocina

Termoscant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cucharonescant. 16
Cubiertos de serviciocant. 16
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Pinzascant. 12
Jarras medidorascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Quemadores de gascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neverascant. 2
Datáfonoscant. 4
Cajas registradorascant. 4
Bandejas para carterascant. 4
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Palos de latacant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Señalización

Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Carteles para mesas altascant. 12
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 8

Seguridad

Extintorescant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Herramientas

Martillocant. 4
Juegos de destornilladorescant. 4
Llaves de bocacant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 12
Cuerdacant. 6
Estacas de suelocant. 40
Bridascant. 200

Administración

Carpetas portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Papel de impresióncant. 500
Bandejas para efectivocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución del recinto antes de reservar puestos o catering; deja al menos 6 semanas para permisos y reservas de material.
Haz un inventario de los puntos de corriente y dibújalos en el plano. Prevé cables alargadores, regletas y canaletas antes de montar carpas, mesas y puestos.
Asigna voluntarios por turnos para cada día y entrega una lista de contactos impresa. Para un mercado de varios días, no dependas de una sola persona que conozca todo el montaje.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y comunícalas al catering como mínimo 7 días antes. Cuenta también las tazas, vasos y platos para cada jornada.
Comprueba la previsión del tiempo 48 horas antes de abrir y vuelve a revisarla cada mañana. Las carpas, los soportes, la iluminación y el plan de tráfico deben estar listos antes de recibir las entregas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva con al menos 6 semanas de margen el recinto, los puestos, las carpas y el material; deja la última semana para confirmar inscripciones, catering y voluntarios.
¿Cuándo hay que pedir los permisos para un mercado navideño?: Comprueba los permisos al inicio, antes de publicar el anuncio o confirmar los puestos. Como plazo práctico, tramítalos al menos 6 semanas antes y verifica cualquier requisito adicional para varios días de actividad.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño de varios días?: Calcula como mínimo 2 personas por turno para información, incidencias y apoyo al recinto, además de una persona responsable del montaje y el cierre. Organiza turnos de 4 horas para cubrir todos los días sin dejar puestos sin ayuda.
¿Cuándo se monta un mercado navideño?: Monta los puestos, las carpas, las mesas, las sillas y la iluminación el día anterior cuando sea posible. Tiende los cables y coloca la decoración antes de abrir, y reserva al menos 2 horas adicionales el primer día para corregir problemas.

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