Checklist pour organiser un marché de Noël au centre commercial

Un marché de Noël dans un centre commercial demande une coordination précise entre le lieu, les exposants, les livraisons et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, les horaires et l’aménagement avant de lancer les invitations. Le plan couvre les inscriptions, les besoins alimentaires, le stationnement, les stands, la décoration, le matériel et la répartition des bénévoles. Utilisez cette checklist dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment pour les badges, le plan imprimé, les boissons et la mise en place du point d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
2 personnes
Réserver le centre commercial
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Définir l’agencement des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Acheter des décorations
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Imprimer le plan
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les exposants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Aménager le point d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Tester la musique d’ambiance
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Afficher les tarifs
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dégager les voies de circulation
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Installer les produits du stand
6 personnes
Dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Gérer la musique
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Gérer les pics d’affluence
4 personnes
Servir les derniers amuse-bouches
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Récupérer les ventes et le matériel
3 personnes

Suivi

Clôturer le départ des exposants
3 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Débrancher l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Caisses en boisqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Saladiersqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Couvertures en fausse neigeqté 10
Boîtes cadeauxqté 30
Mur photo
Rubans décoratifsqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Bougies LEDqté 30
Étoiles lumineusesqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Tiroirs-caissesqté 4
Chargeurs de terminal de paiementqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 8
Papier aluminiumqté 6
Boîtes de conservationqté 20
Chariots de cuisineqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubelles à pédaleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez la date, les horaires et la réservation du centre commercial avant de contacter les exposants. Gardez une plage distincte pour le montage et le démontage, afin de ne pas réduire le temps d’ouverture au public.
Fixez la disposition des stands avant les inscriptions définitives. Prévoyez les dimensions de chaque emplacement et indiquez clairement où placer les tables pliantes, les portants à vêtements, les tentes et le point d’accueil.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les livraisons et la commande du traiteur au moins quelques jours avant le marché. Cela évite de découvrir trop tard une allergie ou un manque de vaisselle.
Préparez les badges nominatifs, le plan imprimé et les informations de stationnement avant l’arrivée des exposants. Placez un exemplaire du plan au point d’accueil et transmettez les consignes pratiques à chaque participant.
Répartissez les bénévoles sur l’accueil, l’installation, l’orientation et le rangement. Vérifiez la météo avant le montage, même dans un centre commercial, car elle peut modifier les arrivées, les livraisons et l’usage des espaces extérieurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en centre commercial ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le centre commercial, recruter les exposants, traiter les inscriptions, commander le catering et préparer la communication.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Fixez une date limite environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous pourrez ensuite finaliser l’agencement des stands, les badges, les besoins alimentaires et la répartition des emplacements.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, regroupez les décorations, le matériel, les badges, le plan imprimé et la vaisselle. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas suffisamment tôt pour pouvoir consacrer le jour même au montage et à l’accueil.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole au point d’accueil pendant toute la durée d’ouverture, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour le montage et le rangement. Ajustez ce nombre selon le nombre de stands et les horaires de livraison.

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