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Checkliste für einen Weihnachtsmarkt im Einkaufszentrum

Ein Weihnachtsmarkt im Einkaufszentrum braucht mehr Vorlauf als ein einzelner Verkaufstag: Flächen, Standbetreiber, Besucherführung und Lieferungen müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung und Marktaufteilung bis zum Empfangsbereich am Veranstaltungstag. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Parkinformationen früh ein, damit am Eingang keine Rückfragen entstehen. Kurz vor dem Markt geht es vor allem um Lieferungen, Kühlung, Beschilderung, Getränke und den Aufbau der Stände.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufszentrum reservieren

    2 Personen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Standaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen bestätigen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr sortieren

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Atmosphärenmusik testen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Preisliste aufhängen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Laufwege freimachen

    3 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standprodukte auslegen

    6 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    3 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Informationen verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Heiße Schokolade servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Kinderaktivität betreuen

    3 Personen

  • Fotoecke betreuen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Stoßzeiten auffangen

    4 Personen

  • Letzte Häppchen servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Verkauf und Materialien einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • HolzkistenAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchüsselnAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

  • KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • KunstschneedeckenAnz. 10
  • GeschenkkartonsAnz. 30
  • Fotowand
  • Dekorative BänderAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 20
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • LeuchtsterneAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 4
  • KassenboxenAnz. 4
  • Kartenlesegerät-LadegeräteAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 8
  • ZangenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WarmhalteschalenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 6
  • FrischhaltedosenAnz. 20
  • KüchenwagenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • TretmülleimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Öffnungszeiten zuerst mit dem Einkaufszentrum und reserviere die benötigte Fläche verbindlich. Kläre dabei auch Aufbau- und Abbauzeiten, damit Marktstände, Klapptische und Partyzelte rechtzeitig angeliefert werden können.
  • Setze für Standbetreiber eine feste Anmeldefrist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. Erfasse Namen, Standbedarf und Ernährungswünsche gesammelt, statt kurz vor dem Termin einzelne Nachrichten nachzuverfolgen.
  • Veröffentliche Parkinformationen und den Lageplan spätestens 7 Tage vorher. Drucke zusätzliche Exemplare für den Empfangsbereich und beschrifte Namensschilder vor dem Aufbau, nicht erst beim Eintreffen der Betreiber.
  • Plane Getränke und Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl und nicht nur nach der Zahl der Stände. Wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teegläser, Dessertteller und Besteck müssen vor dem Veranstaltungstag sortiert und bereitgestellt werden.
  • Teile Freiwillige für Empfang, Standbetreuung und Nachfüllen ein und gib jeder Schicht eine konkrete Uhrzeit. Prüfe die Wettervorhersage 1 bis 2 Tage vorher und kontrolliere dann Dekoration, LED-Lichterketten, Kunstschnee sowie zusätzliche Überdachung.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Weihnachtsmarkt im Einkaufszentrum planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Einkaufszentrums und der Marktaufteilung. Standbetreiber, Catering und Lieferungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt anmelden?
Lege eine Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Markt fest. Danach kannst du die Standaufteilung, Namensschilder und Informationen für jeden Betreiber ohne kurzfristige Änderungen vorbereiten.
Wie viele Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Heißgetränke wie Kaffee oder Tee ein. Bei längeren Märkten solltest du pro weiterer Stunde ungefähr 1 Getränk pro Person ergänzen.
Wann muss das Catering für den Weihnachtsmarkt bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Markt, bei vielen Ernährungswünschen besser 2 Wochen vorher. Die endgültige Anzahl der Portionen sollte spätestens 3 bis 4 Tage vor der Veranstaltung bestätigt werden.

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