Checklist voor een kerstmarkt met kersttrein

Een kerstmarkt met kersttrein vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de markt en de treinritten. Leg eerst de vergunning, route, haltes en tijden vast en werk daarna de kraamindeling, kaartverkoop en bezetting uit. Reserveer de trein vroeg, want zonder bevestigde capaciteit kun je geen betrouwbare vertrektijden of treinreserveringen communiceren. Plan in de laatste week ook een controle van het weer, de verlichting, stroomvoorziening, warme dranken en de informatie voor kraamhouders en treinbemanning.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Kersttrein reserveren
Treinroute vastleggen
2 personen
Haltes en tijden bepalen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamplaatsen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Treinreserveringen verwerken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Drankvoorraad bestellen
Cateringbestelling plaatsen
Treinkaartjes afdrukken
Plattegronden afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Kraamhouders informeren
Treinbemanning informeren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Marktzone afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kraamtafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Elektriciteit aansluiten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Treinhalte markeren
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Ticketbalie inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kaartjes controleren
2 personen
Treinreizigers begeleiden
4 personen
Kersttrein laten vertrekken
3 personen
Treinhaltes beveiligen
3 personen
Marktkramen ondersteunen
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting controleren
Omroepberichten verzorgen
Laatste trein aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Marktkramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afkoppelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Biertafelsetsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Acculampenaantal 10
Portofoonsaantal 8
Mobiele betaalterminalsaantal 4
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Led-kaarsenaantal 40
Lichtslangenaantal 6
Batterijenaantal 48

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Kerstboomstandaard
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Pijlbordenaantal 18
Informatiebordenaantal 8
Menubordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Mokkenaantal 120
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
Kassaladesaantal 4
Fooienpottenaantal 4
Prijskaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 500
Herbruikbare drinkbekersaantal 500

Trein

Treinkaartjesaantal 500
Vertreklijstenaantal 12
Wachtrijhekkenaantal 12
Instapbordenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Treinroutekaartenaantal 500
Bagagelabelsaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Nooduitgangsbordenaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Handschoenenaantal 24
Handdoekrollenaantal 12

Kantoor

Naambadgesaantal 40
Stiftenaantal 20
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 12
Schrijfmappenaantal 12
Clipboardsaantal 12
Printpapieraantal 5
Nietmachinesaantal 4

Gereedschap

Hameraantal 4
Schroevendraaiersaantal 6
Steeksleutelsaantal 4
Sjorbandenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 20

Tips

Plan de treinroute vóór je de markt online publiceert. Noteer per halte een vertrektijd, verwachte reistijd en marge van minimaal 10 minuten, zodat vertraging niet direct alle volgende ritten verschuift.
Bevestig kraamplaatsen uiterlijk één week vooraf en stuur iedere kraamhouder daarna een plattegrond met opbouwtijd, laad- en losinstructies en het nummer van de toegewezen plek.
Verwerk treinreserveringen en dieetwensen in aparte overzichten. Print de treinkaartjes, plattegronden en naambadges uiterlijk de dag vóór het evenement en houd een kleine reserve achter de hand.
Maak stroom en communicatie onderdeel van de opbouw. Test verlengkabels, kabelhaspels, stekkerdozen, acculampen, portofoons en mobiele betaalterminals vóór de eerste bezoekers arriveren.
Zet dranken pas vlak voor opening koud en controleer warme hapjes en catering op vaste momenten. Neem extra batterijen en powerbanks mee; kerstverlichting, betaalterminals en portofoons vallen anders snel uit.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een kerstmarkt met kersttrein organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de vergunning, treinreservering en route. Rond 6 weken vooraf de kraamhouders, haltes, tijden en online publicatie af; gebruik de laatste week voor printwerk, voorraad en een weerscontrole.
Wanneer moet ik de kersttrein reserveren?: Reserveer de kersttrein bij voorkeur 12 tot 16 weken vóór de markt. Vraag direct naar capaciteit, rijtijden, opstapplaatsen en voorwaarden, zodat je treinreserveringen en kaartjes uiterlijk 2 weken vooraf kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstmarkt?: Plan minimaal 3 uur voor marktkramen, tenten, tafels, verlichting, stroom en bewegwijzering. Laat de treinbemanning minstens 60 minuten vóór de eerste rit aanwezig zijn voor een route-, veiligheids- en communicatietest.
Wanneer controleer ik het weer voor een kerstmarkt buiten?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur vóór de start. Neem op basis daarvan een besluit over partytenten, verlichting, bescherming van apparatuur en eventuele aanpassingen aan de treinhaltes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.