Checklist para organizar un mercado navideño con tren

Un mercado navideño con tren combina dos operaciones que deben encajar: los puestos y los viajes con horarios definidos. Empieza por solicitar el permiso, reservar el tren y cerrar la ruta antes de anunciar el evento. Después coordina puestos, reservas, proveedores y voluntarios con un único plano y un calendario actualizado. Esta checklist reúne 71 tareas y 96 artículos para llegar al día del evento con la logística controlada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso
Reservar el tren navideño
Definir la ruta del tren
2 personas
Definir paradas y horarios
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Confirmar los puestos de venta
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar las reservas de tren
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
Pedir bebidas
Realizar el pedido de catering
Imprimir los billetes de tren
Imprimir planos
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los expositores
Informar a la tripulación del tren
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Delimitar la zona de mercado
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar las mesas del puesto
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Conectar la electricidad
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Señalizar la parada del tren
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la taquilla
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Guiar a los viajeros del tren
4 personas
Hacer salir el tren de Navidad
3 personas
Asegurar las paradas del tren
3 personas
Apoyar los puestos del mercado
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la iluminación
Gestionar anuncios por megafonía
Anunciar el último tren
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desconectar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar existencias no utilizadas
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mesas con bancoscant. 6
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Lámparas con bateríacant. 10
Walkie-talkiescant. 8
Terminales de pago móvilescant. 4
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Velas LEDcant. 40
Cables de lucescant. 6
Bateríascant. 48

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Mantelescant. 24
Soporte para árbol de Navidad
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Carteles direccionalescant. 18
Paneles informativoscant. 8
Carteles del menúcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Tazascant. 120
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 8
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de hornocant. 6
Paños de cocinacant. 12

Catering

Compras
Bandejas de cajacant. 4
Botes para propinascant. 4
Etiquetas de preciocant. 80
Pulserascant. 500
Vasos reutilizablescant. 500

Tren

Billetes de trencant. 500
Listas de salidacant. 12
Vallas para la colacant. 12
Carteles de accesocant. 6
Linternascant. 8
Chalecos reflectantescant. 12
Mapas de ruta del trencant. 500
Etiquetas de equipajecant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Guantescant. 24
Rollos de toallacant. 12

Oficina

Credencialescant. 40
Rotuladorescant. 20
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 12
Portadocumentoscant. 12
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 5
Grapadorascant. 4

Herramientas

Martillocant. 4
Destornilladorescant. 6
Llaves de bocacant. 4
Cinchas de amarrecant. 20
Guantes de trabajocant. 20

Consejos

Solicita el permiso y reserva el tren antes de publicar la fecha. La ruta, las paradas y los horarios deben estar cerrados antes de abrir las inscripciones.
Dibuja la distribución del mercado teniendo en cuenta carpas, puestos, mesas, sillas y zonas de paso. Imprime los planos y prepara acreditaciones para que expositores y voluntarios sepan dónde colocarse.
Confirma los puestos de venta y los proveedores al menos 7 días antes. Aprovecha ese contacto para recoger preferencias dietéticas y ajustar el pedido de catering y las bebidas.
Gestiona las reservas del tren con una lista única y prepara los billetes impresos antes de la apertura. Define quién controla el acceso en cada parada y entrega a la tripulación los horarios definitivos.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y revisa iluminación, electricidad y comunicación. Ten listas lámparas con batería, baterías externas, walkie-talkies, cables alargadores y enrollacables para evitar improvisaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con tren?: Empieza al menos 8 semanas antes para solicitar el permiso, reservar el tren y definir la ruta. Deja la última semana para confirmar puestos, proveedores, voluntarios y reservas.
¿Cuándo se deben cerrar las paradas y los horarios del tren navideño?: Cierra las paradas y los horarios antes de publicar el evento y abrir las reservas. Comunica cualquier cambio a la tripulación y a los asistentes como mínimo 48 horas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los puestos del mercado?: Confirma los puestos al menos 7 días antes del evento. Así todavía tendrás tiempo para actualizar el plano, preparar acreditaciones e informar sobre horarios, montaje y preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado navideño?: Enfría las bebidas, prepara los aperitivos, imprime billetes y planos, carga las baterías y revisa altavoces, micrófonos y terminales de pago. Haz esta comprobación entre 12 y 24 horas antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.