Organiza tu mercado de materiales de manualidades sin olvidos
Un mercado de materiales de manualidades necesita más que mesas y expositores. Primero fija la fecha, el horario y la ubicación; después coordina las inscripciones, distribuye los puestos y prepara la información para cada participante. También tendrás que prever cobros, cambio en efectivo, puntos de corriente y el recorrido dentro del mercado. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y los horarios del mercado
Fijar la ubicación del mercado
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar el formulario de inscripción
Diseñar el cartel del mercado
Distribuir el cartel del mercado
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de expositores
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar los puntos de corriente
Dibujar la disposición de las mesas
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar la información práctica
Preparar los carteles de ruta
Hacer tarjetas con número de stand
Crear el horario de voluntarios
Definir el procedimiento de caja
2 personas
Preparar cambio en efectivo
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el stock de materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir material
Clasificar los materiales
2 personas
Montar puestos y mesas
4 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar la mesa de información
Recordar a los expositores
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Cubrir los puestos con telas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar información a los visitantes
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener los caminos despejados
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar ventas y caja
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger el stock
2 personas
Guardar las bebidas sobrantes
Devolver los materiales prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 24
- Taburetes de barcant. 4
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 4
- Sillas plegablescant. 12
- Cajas de almacenajecant. 12
- Perchascant. 40
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Carritos de manocant. 2
- Calculadorascant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Cinta métricacant. 2
- Tijerascant. 6
- Cinta americanacant. 4
- Bridascant. 100
- Carros de manocant. 2
- Linternas de manocant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejascant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras para servircant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 40
- Arreglos floralescant. 6
- Banderas de mercadocant. 6
- Tableros de corchocant. 4
- Tiras adhesivascant. 2
- Carteles de flechascant. 12
- Tarjetas con número de standcant. 20
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Catering
- Termoscant. 4
- Azucareroscant. 2
- Jarras de lechecant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Cucharillas de cafécant. 30
- Acumuladores de fríocant. 12
- Compras
Caja registradora
- Cajas de caudalescant. 2
- Cajitas para cambiocant. 2
- Listas de precioscant. 20
- Reciboscant. 500
- Bolígrafoscant. 20
- Pilas para calculadoracant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de gomacant. 6
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
- Desinfectante de manoscant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y la ubicación antes de diseñar el cartel: los expositores necesitan esos tres datos para inscribirse y planificar su montaje.
- Pide las inscripciones con antelación y actualiza la lista de expositores al menos una vez por semana. Así puedes asignar mesas, soportes y números de puesto sin rehacer el plano.
- Dibuja la distribución de las mesas y revisa los puntos de corriente antes de asignar espacios. Cuenta los alargadores y regletas necesarios para las máquinas de café, la iluminación y los equipos de pago.
- Envía la información práctica varios días antes: horario de llegada, número de stand, acceso para cargar materiales y procedimiento de caja. Incluye también las preferencias dietéticas si habrá servicio de bebidas o comida.
- Prepara la compra y la impresión en dos revisiones separadas. Comprueba el stock de materiales, clasifica lo recibido y deja listas las señales de ruta, los carteles de los puestos y el cambio en efectivo antes del día del mercado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de materiales de manualidades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas invitar expositores y gestionar formularios de inscripción. Deja la distribución definitiva de los puestos y la información práctica para la última semana, cuando la lista esté casi cerrada.
- ¿Cuándo debo asignar los puestos a los expositores?
- Haz una asignación provisional cuando tengas aproximadamente el 80 % de las inscripciones. Confirma los espacios durante la última semana, después de revisar mesas, soportes, necesidades eléctricas y posibles cambios de última hora.
- ¿Cuánto cambio en efectivo necesito preparar?
- Prepara el cambio entre 1 y 2 días antes, separado en varias denominaciones y guardado junto al procedimiento de caja. La cantidad exacta depende del número de expositores y de si cada puesto cobra por separado, así que confírmalo antes de imprimir las instrucciones.
- ¿Qué información debo enviar a los expositores antes del mercado?
- Envíala al menos 5 días antes e incluye horario de montaje, ubicación, número de stand, acceso para descargar, medidas del espacio, puntos de corriente y forma de cobro. Añade un contacto para incidencias y cualquier indicación sobre bebidas o preferencias dietéticas.
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