Organiser un Marché de la Pentecôte : la checklist complète

Un Marché de la Pentecôte se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et plan des stands doivent être fixés avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, les fournisseurs et la communication. La dernière semaine sert surtout à confirmer les réservations, vérifier le matériel et diffuser l’itinéraire. Le jour J, gardez une équipe dédiée au déchargement, à l’alimentation électrique et à l’orientation des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Concevoir l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Publier les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Partager l’itinéraire final
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Imprimer les étiquettes des stands
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Fixer les tentures de stand
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Accrocher les étiquettes de stand
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les allées du marché
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Draps de standqté 18
Poids de standqté 36
Barrières de sécuritéqté 12
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Passe-câblesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Jardinièresqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de directionqté 12
Serre-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24
Lavabos pour les mainsqté 3
Distributeursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Kits de nettoyage des toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : lancez les demandes au moins 8 semaines avant le marché, car l’aménagement et les inscriptions en dépendent.
Dessinez le plan des stands avant d’envoyer le formulaire d’inscription. Réservez un emplacement pour les circulations, les barrières, les tables et les points d’alimentation.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis confirmez chaque exposant 10 à 14 jours avant l’événement. Vous éviterez les achats de dernière minute et les branchements improvisés.
Vérifiez le matériel 3 à 5 jours avant : tentes, poids de stand, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, caisses et éclairage doivent être comptés et testés.
Préparez la signalétique et les caisses la veille. Les panneaux d’itinéraire, les étiquettes des stands, les passe-câbles et les talkies-walkies font gagner du temps pendant le déchargement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de la Pentecôte ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les exposants et les réservations de matériel doivent être sécurisés avant la communication publique.
Quand confirmer les exposants d’un Marché de la Pentecôte ?: Envoyez les confirmations 10 à 14 jours avant l’événement, après traitement des inscriptions. Demandez à ce moment-là les derniers besoins alimentaires, électriques et logistiques.
Que vérifier la veille d’un Marché de la Pentecôte ?: Comptez et testez tout le matériel : stands, tentes, tables, poids, barrières, caisses, terminaux de paiement, rallonges et éclairage. Préparez aussi les étiquettes des stands et les panneaux d’itinéraire.
Combien de temps prévoir pour installer le marché ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture, davantage si plusieurs stands doivent être déchargés. Commencez par les tentes et les points d’alimentation, puis installez les tables, les barrières et la signalétique.

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