Organiser un marché de cueillette sans rien oublier
Un marché de cueillette se prépare dans un ordre précis : obtenir l’autorisation, fixer le lieu et la date, puis coordonner les exposants, les bénévoles et l’installation. Cette checklist rassemble les démarches, le matériel et les vérifications à prévoir avant l’ouverture. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme l’alimentation électrique, les besoins alimentaires, les paiements et le nettoyage. Utilise-la pour suivre l’avancement du projet jusqu’au jour du marché.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Demander le permis de marché
Définir le lieu et la date
Vérifier l’assurance et les conditions
Inviter les exposants
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Créer le texte promotionnel et l’affiche
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Faire les réservations
Vérifier les points d'alimentation
Établir le plan de gestion des déchets et de nettoyage
Établir le planning des bénévoles
Établir les listes de prix
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Envoyer les informations aux exposants
Imprimer les badges et les étiquettes
Imprimer la signalisation
Tester le matériel de vente et de paiement
2 personnes
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Préparer les produits de dégustation
3 personnes
Emballer le matériel par stand
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Contrôler le site et l'accès
2 personnes
Monter les stands et les tentes du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’éclairage et les rallonges
2 personnes
Numéroter les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les tables de dégustation et de vente
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les informations visiteurs
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les dégustations
4 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables et la vaisselle propres
2 personnes
Vérifier les stocks et la réfrigération
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter les stands et les tentes du marché
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 12
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Supports pour nappesqté 12
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Balances de peséeqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Thermosqté 4
- Bacs de rangementqté 20
Vaisselle
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Bacs de dégustationqté 300
- Plateaux de serviceqté 20
Décoration
- Panneaux en ardoiseqté 14
- Marqueurs craieqté 12
- Badges nominatifsqté 30
- Porte-prixqté 30
- Décoration de tableqté 20
- Flèches de directionqté 20
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seaux de nettoyageqté 4
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par demander le permis de marché et vérifier l’assurance : prévois ces démarches plusieurs semaines avant la date, car elles conditionnent le lieu, les stands et les exposants.
- Confirme les exposants après réception des inscriptions et recueille leurs besoins alimentaires. Envoie ensuite un récapitulatif avec l’horaire, l’aménagement, les badges, les étiquettes et les consignes pratiques.
- Teste au moins une fois les terminaux de paiement, les caisses, les balances, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Vérifie aussi le nombre de prises disponibles sur place pour éviter les branchements improvisés.
- Prépare les dégustations séparément des produits de vente : les planches, couteaux, pinces, saladiers, verres, assiettes et bacs doivent être propres et accessibles avant l’arrivée du public.
- Établis le planning des bénévoles avec des créneaux précis et prévois les tâches de rangement et de nettoyage dès le départ. Un responsable doit suivre les déchets, le stock et le matériel pendant toute la durée du marché.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de cueillette ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Ce délai laisse le temps de demander le permis, vérifier l’assurance, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions et préparer la promotion.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
- Confirme les exposants environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu peux alors finaliser l’aménagement, les listes de prix, les besoins alimentaires, les badges et les informations envoyées à chaque stand.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché de cueillette ?
- La veille, vérifie les tentes, tables, chaises, glacières, matériel de paiement, balances et rallonges. Prépare aussi les produits de dégustation, la signalisation et les caisses afin de ne pas faire ces réglages pendant l’accueil du public.
- Combien de bénévoles prévoir pour un marché de cueillette ?
- Prévois au minimum une personne pour l’accueil et les exposants, une pour le matériel et les paiements, et une pour les déchets et le nettoyage. Ajoute un bénévole par tranche d’environ 10 stands si le marché est étendu ou très fréquenté.
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