Checklist para organizar un mercado de recolección silvestre
Organizar un mercado de recolección silvestre requiere coordinar permisos, expositores, puestos, degustaciones y cobros en un orden claro. Empieza fijando lugar y fecha, y deja cerrados el seguro, la distribución y las condiciones para cada participante. Después tendrás que controlar inscripciones, preferencias dietéticas, electricidad, residuos y turnos de voluntariado. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del mercado con los puestos preparados y los productos de prueba listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Solicitar permiso de mercado
Fijar lugar y fecha
Comprobar el seguro y las condiciones
Invitar a los expositores
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Crear el texto promocional y el cartel
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
Hacer reservas
Comprobar los puntos de electricidad
Crear el plan de residuos y limpieza
Crear el horario de voluntarios
Preparar listas de precios
2 personas
Publicar promoción en línea
Enviar información a los expositores
Imprimir tarjetas con nombres y etiquetas
Imprimir señalización
Probar el material de ventas y pago
2 personas
Hacer las compras no perecederas
2 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Preparar productos de prueba
3 personas
Empaquetar materiales por puesto
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar el recinto y el acceso
2 personas
Montar los puestos de mercado y las tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la iluminación y los alargadores
2 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar mesas de degustación y venta
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la información para visitantes
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir las degustaciones
4 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpias las mesas y la vajilla
2 personas
Comprobar el stock y la refrigeración
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Soportes para mantelescant. 12
- Taburetescant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Básculas de pesajecant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Termoscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Vasitos de degustacióncant. 300
- Bandejas de servircant. 20
Decoración
- Pizarrascant. 14
- Rotuladores de tizacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Portaprecioscant. 30
- Decoración de mesacant. 20
- Flechas de rutacant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de limpieza reutilizablescant. 20
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso del mercado y revisa el seguro al menos 6 semanas antes. Confirma por escrito las condiciones del lugar, incluidos los horarios de montaje, la electricidad disponible y la gestión de residuos.
- Abre las inscripciones antes de diseñar la distribución definitiva. Reserva espacio para cada expositor y deja pasillos suficientemente amplios para que las carpas, mesas y puestos no bloqueen el acceso.
- Envía a los expositores la información logística entre 10 y 14 días antes. Incluye la hora de llegada, la ubicación asignada, los soportes para manteles, las conexiones eléctricas y lo que deben llevar para vender y cobrar.
- Prueba el material de ventas y pago como mínimo 3 días antes. Comprueba las cajas registradoras, los datáfonos, las básculas y los cables alargadores; una prueba real evita descubrir fallos cuando empiecen las ventas.
- Prepara las degustaciones y la vajilla el día anterior. Separa los vasos de muestra, tazas, platos, cubiertos, bandejas y utensilios de cocina, y coloca etiquetas claras para las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de recolección silvestre?
- Empieza al menos 6 semanas antes para solicitar el permiso, fijar el lugar y la fecha, revisar el seguro e invitar a los expositores. Deja las compras no perecederas y la impresión de la señalización para la última semana.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?
- Envíala entre 10 y 14 días antes del mercado, cuando ya estén confirmados los puestos y la distribución. Reenvía un resumen final 2 o 3 días antes con el horario de montaje, los puntos de electricidad y el contacto de coordinación.
- ¿Cuándo se debe probar el sistema de cobro?
- Haz una prueba completa al menos 3 días antes. Comprueba cada datáfono, caja registradora, báscula, cable alargador y regleta, y prepara una alternativa si falla la conexión o la alimentación eléctrica.
- ¿Cuánto material de degustación hay que preparar?
- Calcula una unidad por visitante previsto para cada producto de prueba y añade un margen del 10 al 15 %. Prepara vasos pequeños, platos, cubiertos y bandejas el día anterior para poder reponer sin interrumpir la atención de los puestos.
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