Organiser une marche de charité sans rien oublier

Une marche de charité demande bien plus que de choisir un parcours et de lancer les inscriptions. Il faut sécuriser les autorisations, confirmer l’association bénéficiaire, réserver les lieux de départ et d’arrivée, puis organiser les bénévoles, les ravitaillements et les premiers secours. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les toilettes, le balisage, les besoins alimentaires et le suivi météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer l’association caritative
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Prévoir les toilettes
Vérifier l’assurance
Recruter des bénévoles
3 personnes
Finaliser l’itinéraire
3 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Déterminer les points de circulation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
2 personnes
Configurer les informations de paiement
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Suivre les prévisions météo
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Envoyer un rappel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Informer les postes de route
2 personnes

Événement

Vérifier le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
Tester le système de son
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Prendre la parole d’ouverture
2 personnes
Lancer la marche
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Accompagner les participants
4 personnes
Assurer le point de repos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir des options végétariennes
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Traiter les derniers dons
2 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler le matériel emprunté
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Vérifier le montant du don
2 personnes
Effectuer le don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Tables d’inscriptionqté 3
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de parcours

Panneaux d’orientationqté 35
Panneaux de directionqté 25
Ruban de balisageqté 8
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Giletsqté 20
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 50

Inscription

Caisse à espècesqté 2
Terminal de paiementqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Carnets de ticketsqté 6
Bannièresqté 3
Affichesqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 10
Talkies-walkiesqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 8 semaines pour vérifier le parcours, les points de circulation, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que l’assurance.
Organisez les postes du parcours avec un bénévole identifié pour chacun. Ajoutez une personne de contact pour les premiers secours et transmettez à tous les bénévoles un plan avec les numéros utiles.
Ouvrez les inscriptions dès que le formulaire et les informations de paiement sont prêts, idéalement 4 à 6 semaines avant la marche. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille.
Prévoyez les zones d’accueil séparément : table d’inscription, tables et chaises, toilettes, signalétique et sonorisation. Placez les panneaux de direction avant l’arrivée des participants et gardez du ruban de balisage en réserve.
Suivez les prévisions météo à partir de 7 jours avant l’événement et envoyez un rappel 24 à 48 heures avant. Mettez à jour la liste des participants pour connaître les effectifs, les bénévoles et les besoins de ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche de charité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer l’association, de réserver les lieux, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il finaliser l’itinéraire d’une marche de charité ?: Finalisez-le au moins 3 semaines avant la marche et vérifiez-le à pied ou sur place une dernière fois dans les 7 jours précédents. Contrôlez notamment les passages dangereux, les points de repos, le balisage et l’accès des secours.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche de charité ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez une personne par poste de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe pour l’accueil et l’arrivée. Établissez la répartition définitive au moins 7 jours avant.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un premier rappel 5 à 7 jours avant, puis un message court 24 à 48 heures avant le départ. Indiquez l’heure, le lieu, le parcours, les consignes météo, le stationnement et les éventuels besoins alimentaires signalés.

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