Organiser une marche de charité sans rien laisser au hasard

Une marche de charité se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’ouverture des inscriptions. Commencez par fixer la date, le parcours et l’association bénéficiaire, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les lieux de départ et d’arrivée. Ensuite, structurez les inscriptions, la collecte des paiements et le recrutement des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à sécuriser le parcours, confirmer les effectifs et répartir précisément les postes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Confirmer l’association caritative
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver le lieu d’arrivée
6
Prévoir les toilettes
7
Vérifier l’assurance
8
Recruter des bénévoles
3 personnes
9
Finaliser l’itinéraire
3 personnes
10
Vérifier l’itinéraire à l’avance
3 personnes
11
Déterminer les points de repos
2 personnes
12
Déterminer les points de circulation
2 personnes
13
Créer le formulaire d’inscription
2 personnes
14
Configurer les informations de paiement
15
Envoyer les invitations
3 personnes
16
Publier la promotion en ligne
2 personnes
17
Distribuer les affiches
4 personnes
18
Traiter les inscriptions
2 personnes
19
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Doter les postes du parcours en personnel
2 personnes
22
Prévoir un contact de premiers secours
23
Suivre les prévisions météo
24
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
25
Envoyer un rappel
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier le matériel
3 personnes
28
Composer les kits de démarrage
4 personnes
29
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
30
Informer les postes de route
2 personnes

Événement

31
Vérifier le lieu
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Dresser les tables
4 personnes
38
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
39
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
40
Tester le système de son
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
43
Enregistrer les participants
5 personnes
44
Distribuer les kits de départ
3 personnes
45
Enregistrer les dons
2 personnes
46
Prendre la parole d’ouverture
2 personnes
47
Lancer la marche
3 personnes
48
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
49
Accompagner les participants
4 personnes
50
Assurer le point de repos
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Servir des boissons chaudes
2 personnes
56
Servir des options végétariennes
2 personnes
57
Fournir la musique
2 personnes
58
Prononcer le discours de remerciement
59
Traiter les derniers dons
2 personnes
60
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

61
Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Rassembler le matériel emprunté
3 personnes
68
Nettoyer le matériel
3 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Vérifier le montant du don
2 personnes
71
Effectuer le don
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Tables d’inscriptionqté 3
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de parcours

Panneaux d’orientationqté 35
Panneaux de directionqté 25
Ruban de balisageqté 8
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Giletsqté 20
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 50

Inscription

Caisse à espècesqté 2
Terminal de paiementqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Carnets de ticketsqté 6
Bannièresqté 3
Affichesqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 10
Talkies-walkiesqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant la marche. Parcourez-le à l’avance pour repérer les croisements, les zones de repos, les toilettes et les endroits où une signalisation supplémentaire sera nécessaire.
Ne lancez pas la promotion avant d’avoir confirmé les autorisations, l’assurance et les lieux de départ et d’arrivée. Une modification tardive du parcours complique les inscriptions et oblige à refaire les panneaux et les cartes.
Prévoyez un responsable pour chaque poste du parcours et un contact clairement identifié pour les premiers secours. Faites la répartition des bénévoles 7 à 10 jours avant, puis confirmez-la la veille.
Fermez les inscriptions ou mettez à jour la liste des participants au plus tard la veille. Utilisez ce nombre pour préparer les numéros de départ, les gobelets, les collations et les besoins alimentaires signalés.
Suivez la météo chaque jour pendant la dernière semaine et envoyez un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’heure de départ, le point de rendez-vous, la durée prévue et les consignes pratiques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche de charité ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer le parcours et les lieux, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il finaliser le parcours d’une marche de charité ?: Finalisez-le au moins 4 semaines avant le départ et vérifiez-le physiquement une seconde fois 7 à 10 jours avant. Cela permet de corriger le balisage, les points de circulation et les zones de repos avant l’arrivée des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche de charité ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum une personne par point de circulation ou de repos, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Établissez la liste des postes 7 à 10 jours avant et gardez quelques remplaçants disponibles.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un premier rappel 48 heures avant, puis un message court le matin même si des informations ont changé. Mentionnez l’heure d’arrivée conseillée, le lieu de départ, le parcours, la météo prévue et le contact à joindre en cas de problème.

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