Checklist voor een benefietwandeling organiseren

Een benefietwandeling vraagt om meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je legt eerst het goede doel, de start- en eindlocatie, vergunningen en verzekering vast. Daarna werk je de route uit, regel je rustpunten en verkeersposten en bouw je de inschrijving op. In de laatste weken draait alles om vrijwilligers, deelnemersinformatie, weersverwachting en materiaal zoals routebordjes, startnummers, tafels en EHBO. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Goed doel bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Toiletten regelen
Verzekering controleren
Vrijwilligers werven
3 personen
Route definitief uitwerken
3 personen
Route vooraf controleren
3 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Verkeerspunten bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
2 personen
Betaalgegevens instellen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routeposten bemannen
2 personen
EHBO-contact regelen
Weersverwachting volgen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Herinnering versturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Routebordjes voorbereiden
3 personen
Routeposten informeren
2 personen

Event

Locatie controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Eettafels dekken
4 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Rustpunten bevoorraden
4 personen
Geluidsset testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Inschrijving openen
4 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Startwoord verzorgen
2 personen
Wandeling starten
3 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Rustpunt bedienen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finish registreren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Vegetarische opties serveren
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dankwoord uitspreken
Laatste donaties verwerken
2 personen
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

Routebordjes ophalen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Geleende materialen verzamelen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag controleren
2 personen
Donatie overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Inschrijftafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Mobiele geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Routebenodigdheden

Routebordjesaantal 35
Pijlbordjesaantal 25
Afzetlintaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Routekaartenaantal 150
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Hesjesaantal 20
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Laminator
Lamineerhoezenaantal 50

Inschrijving

Contantgeldkistjeaantal 2
Pinapparaataantal 2
Naamstickersaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Bonnenboekjesaantal 6
Bannersaantal 3
Postersaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 10
Handportofoonsaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route niet pas in de laatste week vast. Controleer het volledige traject vooraf te voet en noteer rustpunten, verkeerspunten, toiletten en plekken waar routebordjes of afzetlint nodig zijn.
Regel vrijwilligers zodra de datum en route bekend zijn. Deel ze uiterlijk een week vooraf in voor inschrijftafels, routeposten, rustpunten en het EHBO-contact, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Open de inschrijving pas nadat betaalgegevens, aanmeldformulier en het goede doel zijn gecontroleerd. Verwerk dieetwensen en werk de deelnemerslijst tot vlak voor de wandeling bij.
Plan de opbouw met een vaste starttijd. Zet inschrijftafels, partytenten, klaptafels, routekaarten, startnummers en mobiele geluidsset vooraf klaar; controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen voor de wandeling en neem 48 uur vooraf een besluit over extra beschutting of verlichting. Stuur daarna de herinnering met starttijd, route, kledingadvies en praktische informatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor route en locaties, vergunningen, verzekering, vrijwilligers, promotie en een werkende inschrijving.
Wanneer moet ik een vergunning voor een benefietwandeling aanvragen?: Controleer de eisen direct nadat datum en route voorlopig vaststaan, dus ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. De termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de route definitief is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietwandeling?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling per taak: inschrijving, rustpunten, routeposten, verkeer en EHBO. Het benodigde aantal hangt af van route en deelnemers, maar plan per vaste post minstens 1 vrijwilliger en houd 2 reservekrachten achter de hand.
Wanneer stuur ik de herinnering naar deelnemers?: Stuur een eerste herinnering 7 dagen vooraf en controleer de deelnemerslijst nogmaals 24 tot 48 uur voor de start. Vermeld daarin de startlocatie, aanvangstijd, route, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.