Checklist pour organiser un marché d'été
Un marché d'été demande plus qu'une liste d'exposants et quelques tables. Il faut verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de lancer les invitations, puis suivre les inscriptions et les besoins de chaque stand. Cette checklist vous accompagne jusqu'au montage : implantation, signalétique, tentes, paiement, boissons et éclairage. Elle vous aide surtout à éviter les oublis de dernière minute, comme les rallonges, la caisse ou le refroidissement des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Confirmer la répartition des stands
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les étiquettes de stand
2 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Approvisionner la caisse
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer la caisse
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Effectuer le contrôle des éclairages
Clôturer les ventes
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Renvoyer les exposants
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Stands de marchéqté 10
- Tables pliantesqté 14
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 8
- Portants à vêtementsqté 6
- Caissesqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 150
- Bacs de stockage pour la vaisselleqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Bacs de stockage alimentairesqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Nappesqté 14
- Panneaux de standqté 10
- Panneaux indicateursqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de serpillièreqté 2
- Sets de balaiqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez 6 à 8 semaines avant le marché : fixez la date et le lieu, demandez les autorisations, puis dessinez l'agencement avant de confirmer les stands. Gardez des passages assez larges pour les visiteurs et le transport du matériel.
- Donnez une date limite d'inscription aux exposants, idéalement 3 semaines avant l'événement. Demandez à chacun son besoin électrique, son mobilier et ses contraintes alimentaires afin d'éviter les changements le jour du montage.
- Préparez la signalétique au moins 3 jours avant : numéros de stands, panneaux indicateurs, étiquettes et panneaux d'ardoise. Le matin même, les emplacements doivent être identifiables avant l'arrivée des exposants.
- La veille, vérifiez les prévisions météo et adaptez le plan : tentes de réception, lestage, protection des aliments et éclairage. Refroidissez les boissons assez tôt et regroupez la vaisselle réutilisable dans des bacs pour accélérer l'installation.
- Le jour J, installez d'abord les tentes, tables et points d'alimentation, puis les stands, la décoration et les étiquettes. Testez chaque terminal de paiement et prévoyez une caisse avant l'ouverture, pas pendant les premiers achats.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché d'été ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, les inscriptions et la répartition des stands doivent être réglées au plus tard 2 à 3 semaines avant la date.
- Quand confirmer les stands d'un marché d'été ?
- Confirmez la répartition environ 3 semaines avant l'événement, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires et électriques. Envoyez ensuite le plan final aux exposants.
- Quand préparer les boissons et la caisse ?
- Faites les courses et préparez la caisse la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l'ouverture afin qu'elles soient prêtes dès l'arrivée des visiteurs.
- Que faut-il vérifier la veille d'un marché d'été ?
- Contrôlez la météo, les réservations, la liste des courses, les points d'alimentation et le matériel de paiement. Préparez aussi la signalétique, les bacs de vaisselle et les éléments de montage pour ne rien chercher le matin.
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