Checklist pour organiser un marché bio

Un marché bio demande plus qu’une liste d’exposants et quelques stands. Il faut confirmer le lieu, vérifier l’autorisation, organiser les emplacements, anticiper l’alimentation électrique et suivre les livraisons. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à la réception des produits réfrigérés. Elle couvre aussi les informations à transmettre aux exposants, le plan météo de secours et le matériel souvent oublié le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu du marché
Vérifier l’autorisation de marché
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands
Vérifier les points d'alimentation
Contacter les exposants bio
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Recueillir les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le marché en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Faire les réservations
Concevoir la signalétique
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les délais de livraison
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer le stand café et thé
2 personnes
Préparer des amuse-bouches
3 personnes
Trier les badges nominatifs
Préparer les documents
Inspecter le site
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Encadrer les exposants
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Tester la caisse et le point de paiement
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Soutenir les exposants
2 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Vérifier le niveau d’éclairage
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Organiser la dernière ronde de dégustation
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les produits réfrigérés
2 personnes
Nettoyer le linge
Contacter les fournisseurs
Gérer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Pieds de parasolqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Pincesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Tabliersqté 8

Décoration

Nappes en cotonqté 16
Panneaux pour les numéros de standqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Caisses en boisqté 24
Sacs de courses en cotonqté 100
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 20
Pincesqté 40
Cordeqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer le lieu et l’autorisation du marché avant de réserver les stands ou d’annoncer la date. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les règles locales et obtenir les accords nécessaires.
Demandez à chaque exposant ses besoins électriques, alimentaires et logistiques dès l’inscription. Un stand avec réfrigération ou machine à café peut nécessiter une prise dédiée, une rallonge et une multiprise adaptées.
Attribuez les emplacements avant d’envoyer les informations finales. Indiquez à chaque exposant son numéro de stand, l’horaire d’installation, l’accès pour les livraisons et les consignes concernant les déchets.
Préparez le plan météo de secours au moins 7 jours avant le marché, puis vérifiez les prévisions 48 heures avant. Les tentes, poids pour pieds de parasol, éclairages à piles et protections contre la pluie doivent être disponibles, pas seulement prévus.
Contrôlez les stocks non périssables 3 à 5 jours avant l’ouverture et planifiez les produits réfrigérés au plus tard la veille. Les glacières, pains de glace, thermos, gobelets réutilisables et poubelles sont faciles à oublier lors des dernières courses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché bio ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier l’autorisation, recruter les exposants, traiter les inscriptions et réserver le matériel.
Que faut-il demander aux exposants d’un marché bio ?: Demandez leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires, leur matériel, leurs horaires d’arrivée et leurs besoins en électricité. Faites-le dès l’inscription, puis envoyez les informations pratiques finales 7 à 10 jours avant le marché.
Quand vérifier la météo pour un marché bio ?: Consultez les prévisions 7 jours avant pour ajuster le plan, puis faites une vérification définitive 48 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, confirmez l’installation des tentes, l’éclairage et le scénario de repli.
Quand préparer le matériel et les produits ?: Vérifiez les stocks non périssables 3 à 5 jours avant et faites les dernières courses selon les besoins confirmés. Organisez la réception des produits réfrigérés la veille ou le jour même, avec des glacières et des pains de glace prêts à l’emploi.

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