Checklist para organizar un mercado ecológico

Un mercado ecológico necesita más que reservar unos puestos y contactar con vendedores. Primero confirma la ubicación, el permiso y la distribución; después registra a los expositores, asigna espacios y comprueba electricidad, entregas y conservación de alimentos. Durante la última semana tendrás que cerrar el programa, enviar instrucciones claras y preparar el plan alternativo si llueve. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para avanzar en el orden correcto, sin dejar para el último día lo que depende de proveedores o del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la ubicación del mercado
Comprobar el permiso de mercado
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Reservar puestos
Comprobar los puntos de electricidad
Contactar con expositores ecológicos
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recopilar los datos de contacto
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el mercado en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Hacer reservas
Diseñar la señalización
Enviar información a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar los horarios de entrega
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
Recibir productos refrigerados
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar la estación de café y té
2 personas
Preparar bocados de prueba
3 personas
Clasificar los distintivos de nombre
Dejar los documentos listos
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Descargar los puestos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Atender a los expositores
3 personas
Colocar los aperitivos de prueba
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Probar la caja y el punto de pago
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Dar la reunión informativa al equipo
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar el inventario
Apoyar a los expositores
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Comprobar el nivel de iluminación
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Organizar la última ronda de degustación
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Separar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Cargar los materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Procesar los productos refrigerados
2 personas
Lavar la ropa
Contactar a los proveedores
Gestionar objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 4
Papeleracant. 8
Percheroscant. 4
Bases para sombrillascant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminales de pagocant. 3
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Delantalescant. 8

Decoración

Manteles de algodóncant. 16
Carteles para los números de standcant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Cajones de maderacant. 24
Bolsas de compra de algodóncant. 100
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Pancartas con nombrescant. 20
Abrazaderascant. 40
Cuerdacant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de microfibracant. 20
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Confirma el permiso y la ubicación antes de reservar puestos. Hazlo con varias semanas de margen, porque la distribución, el acceso de proveedores y los puntos de electricidad dependen de esa confirmación.
Pide a cada expositor sus datos de contacto y preferencias dietéticas al registrarlo. Envía después un documento con su espacio, horario de montaje, entregas y normas del mercado.
Dibuja la distribución antes de alquilar o mover el mobiliario: cuenta puestos, carpas, mesas y zonas de paso, y marca dónde estarán las tomas eléctricas, las neveras y los puntos de pago.
Cierra el programa y asigna voluntarios al menos 7 días antes. Reparte turnos concretos para montaje, recepción de productos refrigerados, atención a expositores, reposición y desmontaje.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y activa el plan alternativo si es necesario. Revisa también la iluminación, las linternas, los alargadores y las baterías de los terminales de pago antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado ecológico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar ubicación, permiso, expositores y proveedores. Deja la semana final para cerrar el programa, asignar voluntarios, enviar instrucciones y comprobar el material.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y los expositores?: Intenta cerrar el registro de expositores al menos 3 semanas antes. Así puedes asignar espacios, recoger datos de contacto, ajustar la distribución y comunicar horarios de entrega sin cambios de última hora.
¿Cuándo se debe revisar la electricidad del mercado?: Comprueba los puntos de electricidad al diseñar la distribución y vuelve a verificarlos 7 días antes. Cuenta los cables alargadores y las regletas necesarias, y confirma qué equipos utilizarán máquinas de café, teteras o terminales de pago.
¿Qué hacer si llueve el día del mercado ecológico?: Define el plan alternativo antes de publicar el programa y vuelve a revisarlo 48 horas antes, cuando tengas una previsión más fiable. Comunica entonces a expositores y voluntarios cualquier cambio de ubicación, carpas, horarios o accesos.

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