Checklist pour organiser un marché aux vélos

Un marché aux vélos demande plus qu’un espace et quelques tables. Il faut cadrer les conditions de vente, inscrire les vendeurs, organiser les emplacements et prévoir un parcours d’essai sûr. Cette checklist regroupe les 69 tâches et le matériel nécessaires, des premières réservations jusqu’à l’installation. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : assurance, alimentation électrique, monnaie, signalétique et tests du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier le permis
Vérifier l’assurance
Réserver les fournisseurs
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Inviter les vendeurs
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les tables de vente
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer le parcours de test
2 personnes
Concevoir la signalétique
Concevoir les listes de prix
Imprimer la liste des vendeurs
Créer les badges et les bracelets
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester les pompes à vélo
Vérifier les outils
Recharger les terminaux de paiement
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les exposants
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les supports à vélos
3 personnes
Balisage du parcours d’essai
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Expliquer les règles de vente
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Enregistrer les vélos
2 personnes
Surveiller le parcours d'essai
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Finaliser la vente
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Vérifier la remise des vélos
2 personnes

Suivi

Retirer les vélos et les marchandises
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Déposer les recettes de la caisse
Enregistrer les objets trouvés
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de marchéqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Porte-vélosqté 8
Bancs de table de bièreqté 8
Bureau d’information
Table de caisse

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Lampes rechargeablesqté 8
Mégaphone
Caissesqté 2
Bacs de comptage d’argentqté 2
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Chargeurs de batterieqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Pompes à piedqté 2
Démonte-pneusqté 6
Jeux de clés Allenqté 4
Jeux de clés platesqté 2
Jeux de tournevisqté 3
Poinçons à chaîneqté 2
Supports à vélosqté 4
Gants de travailqté 8
Casques d’essaiqté 12
Antivols de véloqté 10
Sangles d'arrimageqté 12
Plots de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4
Mètres rubansqté 3
Testeurs de sonnette de véloqté 2
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4
Pincesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Panneaux de standqté 20
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Banderolesqté 3
Poids de ballastqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Presse-papiersqté 6
Pots à stylosqté 4
Numéros de tableqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de travailqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses
Filtres à caféqté 4
Gobelets thermiquesqté 40
Carafes d’eauqté 6

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez le permis ainsi que l’assurance avant d’inviter les vendeurs. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les confirmations et rédiger les conditions de vente.
Traitez les inscriptions avant d’attribuer les tables de marché. Préparez la liste des vendeurs, les badges et les bracelets au plus tard la semaine précédant le marché.
Séparez clairement la zone de vente du parcours d’essai. Installez les porte-vélos, supports, plots et ruban de balisage avant l’arrivée du public, puis faites un tour complet du parcours.
Rechargez les terminaux de paiement la veille et commandez l’argent liquide suffisamment tôt. Prévoyez aussi rallonges, multiprises et lampes rechargeables après avoir vérifié les points d’alimentation.
Testez les pompes à vélo et rassemblez les outils avant le montage : démonte-pneus, clés Allen, clés plates, tournevis et dérive-chaînes. Vérifiez la météo 48 heures avant pour ajuster les tentes, les tables et le parcours extérieur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux vélos ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier le permis et l’assurance, inviter les vendeurs, traiter les inscriptions et commander le matériel.
Quand faut-il inviter les vendeurs pour un marché aux vélos ?: Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant afin d’attribuer les tables et d’imprimer la liste des vendeurs.
Que faut-il prévoir pour le parcours d’essai ?: Prévoyez des supports à vélos, des casques d’essai, des antivols, des pompes, des outils et un balisage avec plots et ruban. Installez et testez le parcours avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée des premiers visiteurs.
Quand préparer les paiements et la monnaie ?: Rechargez les terminaux de paiement la veille et commandez l’argent liquide plusieurs jours avant. Vérifiez le fonctionnement des appareils et des rallonges avant le montage final.

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