Checklist pour organiser un marché brocante

Un marché brocante demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, prévoir l’aménagement des stands, vérifier les autorisations et préparer les paiements, l’électricité et la sécurité. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre des préparatifs, des premières réservations à l’installation le jour J. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : informations de stationnement, petite monnaie, rallonges, éclairage et solution de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux exposants
Commander de l’argent liquide
Afficher la promotion
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Afficher l'itinéraire et le plan de sécurité
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leur emplacement
3 personnes
Vérifier les installations de stand
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier la caisse et la monnaie
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et le marché
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Assurer le point de restauration
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Allumer l’éclairage
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Prélever la caisse intermédiaire
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer le marché
3 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l'éclairage
2 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les barrières
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Relancer les exposants
Régler les frais impayés
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 10
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enrouleursqté 3
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4
Caisses de petite monnaieqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 100
Assiettes à gâteauqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Pincesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Autre

Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 2
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Étiquettes de prixqté 500
Braceletsqté 300

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants, puis envoyez rapidement les informations pratiques : horaires d’arrivée, stationnement, dimensions des stands et matériel fourni.
Arrêtez les inscriptions au moins 7 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de confirmer chaque exposant, de construire le plan des stands et de recueillir les besoins alimentaires ou électriques.
Prévoyez l’arrivée des exposants au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Ce créneau permet d’installer les tentes, les tables, les portants et les barrières sans bloquer les allées.
Vérifiez l’électricité sur place avant le jour J et comptez les rallonges, multiprises, enrouleurs et passe-câbles nécessaires. Gardez les câbles hors des passages et testez l’éclairage avant l’ouverture.
Préparez la caisse la veille : petite monnaie, terminal de paiement chargé et procédure claire pour les encaissements. Mettez aussi les boissons au frais et regroupez le stock non périssable dans des boîtes identifiées.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un marché brocante ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, de vérifier les autorisations, de recruter les exposants et de préparer la communication.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché brocante ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture au public, davantage si le marché compte beaucoup de stands. L’installation comprend les tentes, les tables, les portants, les barrières, l’éclairage et la signalétique.
Quand confirmer les exposants d’un marché brocante ?: Confirmez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Envoyez alors le plan, l’horaire d’arrivée, les informations de stationnement et les consignes concernant le matériel et l’électricité.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché brocante ?: Préparez la caisse la veille avec suffisamment de petite monnaie et chargez les terminaux de paiement. Vérifiez aussi la connexion ou prévoyez une solution de secours avant l’arrivée des visiteurs.

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