Checklist para organizar un mercado de brocantes

Un mercado de brocantes necesita más coordinación que una simple reunión: hay que encajar expositores, puestos, circulación, pagos y servicios para visitantes. Empieza fijando fecha y lugar, comprueba permisos y electricidad, y define la distribución antes de invitar a los vendedores. Durante la última semana se concentran las confirmaciones, la información de estacionamiento y la previsión meteorológica. El día del mercado, reserva tiempo para montar carpas, barreras, iluminación y puestos antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los expositores
Solicitar efectivo
Colocar la promoción
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Colgar el recorrido y el plan de seguridad
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Comprobar la distribución de los puestos
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar la caja registradora y el cambio
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas y el mercado
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Atender el punto de catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Encender la iluminación
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Retirar parcialmente la caja registradora
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar el mercado
3 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar las barreras
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Llamar de nuevo a los expositores
Gestionar los costes impagados
Retirar el material promocional
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Taburetes de barcant. 6
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 10
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Carretescant. 3
Linternas de manocant. 4
Walkie-talkiescant. 4
Cajas de cambiocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Platoscant. 100
Platos para postrecant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 10
Pizarrascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Otros

Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 12
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Rollos de cuerdacant. 4
Bridascant. 200
Maletines de herramientascant. 2
Cintas métricascant. 2
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Etiquetas de preciocant. 500
Pulserascant. 300

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de los puestos antes de abrir las inscripciones. Deja pasillos claros y ubica mesas, percheros y cajas de almacenaje sin bloquear accesos, salidas ni zonas de servicio.
Confirma a cada expositor con antelación qué soporte necesita y cuándo llegará. Envía en un solo mensaje el horario de montaje, el recorrido, el estacionamiento y las instrucciones de pago.
Comprueba la electricidad y prueba cables alargadores, regletas, carretes y terminales de pago antes del día del mercado. Las guirnaldas y lámparas LED deben quedar instaladas sin cables sueltos; usa alfombrillas para cables.
Prepara el efectivo y el cambio antes de abrir, aunque aceptes pagos con tarjeta. Una caja registradora, cajas de cambio y al menos una persona responsable de los cobros evitan interrupciones en los puestos.
Organiza las bebidas y el servicio cuando ya tengas confirmado el número de personas. Deja las bebidas frías listas, prepara termos para café y té y separa vasos, tazas, platos, cubiertos, pinzas y cucharones para no buscarlos durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de brocantes?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, revisar permisos, definir la distribución e invitar a los expositores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, enviar instrucciones y comprobar el tiempo.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del mercado. Envía entonces la ubicación del puesto, el horario de montaje, la información de estacionamiento y cualquier preferencia dietética recogida.
¿Qué se debe revisar el día anterior?: El día anterior comprueba la previsión meteorológica, el suministro eléctrico, los pagos, las bebidas frías y los materiales inventariados. También conviene dejar preparado el plan de seguridad y separar lo necesario para montar carpas y puestos.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un mercado de brocantes?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la llegada del público para inspeccionar el lugar, colocar barreras, montar carpas, instalar luces y preparar los puestos. Añade tiempo si hay muchos expositores o si el montaje depende de una sola entrada.

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