Organiser un marché artisanal sans rien oublier
Un marché artisanal se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, cadrer les exposants, organiser les stands, puis préparer l’accueil et la caisse. Commence idéalement plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps aux inscriptions, aux autorisations et aux commandes de matériel. Cette checklist couvre les 70 tâches et 59 fournitures du plan, jusqu’aux badges, aux rallonges et au déroulé imprimé. Elle t’aide aussi à repérer ce qui est souvent réglé trop tard, comme la répartition des emplacements ou les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Fixer les accords avec les fournisseurs
Créer le plan
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les numéros de stand
2 personnes
Créer des flèches et de la signalétique
2 personnes
Préparer le fonctionnement de la caisse
2 personnes
Prévoir la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les caisses par zone
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les parois du stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Indiquer les stands aux participants
2 personnes
Soutenir le montage du stand
4 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
Faire sortir les participants
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Stands de marchéqté 24
- Tables de standqté 24
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 80
- Parois de standqté 24
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 32
- Caisses de rangementqté 30
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Terminal de paiement
- Caisses à monnaieqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Passe-câblesqté 10
- Mégaphone
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Talkies-walkiesqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Mètre rubanqté 2
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
- Attaches-câblesqté 200
- Ruban adhésifqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 8
- Lampadairesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 120
- Sous-tassesqté 120
- Assiettesqté 150
- Assiettes à pâtisserieqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pince de serviceqté 8
- Bacs de stockageqté 20
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Bouquets de ballonsqté 8
- Décorations de tableqté 24
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Panneaux indicateursqté 16
- Panneaux numérotés des standsqté 24
- Panneaux d’informationqté 6
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Poubellesqté 12
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Pompes de désinfectionqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par confirmer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois au moins 6 semaines si le marché accueille plusieurs exposants.
- Fixe une date limite d’inscription et demande dès le formulaire les besoins alimentaires, les besoins électriques et le type de stand souhaité. Envoie la confirmation finale au moins 7 jours avant le marché.
- Prépare le plan des emplacements après la clôture des inscriptions, puis attribue un numéro à chaque stand. Garde une copie imprimée du plan et de la liste des contacts pour l’équipe d’accueil.
- Teste le fonctionnement de la caisse avant l’ouverture : terminal de paiement, caisses à monnaie et monnaie de départ. Prévois une personne responsable de la caisse et une autre pour l’accueil des exposants.
- Vérifie le matériel la veille, notamment les tentes, tables, chaises, éclairages, multiprises, rallonges et passe-câbles. Installe la signalétique et les flèches avant l’arrivée du public afin d’éviter les déplacements de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour un marché artisanal avec plusieurs exposants. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, traiter les inscriptions et confirmer le plan des stands au moins 7 jours avant l’événement.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un marché artisanal ?
- Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu, les conditions de participation et les informations pratiques sont confirmés. Ferme-les généralement 2 à 3 semaines avant le marché pour avoir le temps de répartir les emplacements et de confirmer les participants.
- Combien de tables faut-il prévoir par exposant ?
- Prévois le nombre de tables selon l’emplacement attribué et le type de produits présenté, puis confirme ce besoin dans le formulaire d’inscription. Envoie le plan définitif au moins 7 jours avant afin que chaque exposant sache ce qui sera disponible sur son stand.
- Que faut-il préparer la veille d’un marché artisanal ?
- La veille, vérifie les stands, tables, chaises, tentes, éclairages, rallonges et signalétique, puis prépare les badges et les numéros de stand. Imprime aussi le déroulé et la liste des contacts, et teste la caisse ainsi que le terminal de paiement avant l’ouverture.
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