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Handwerksmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Handwerksmarkt-Checkliste hilft dir, die vielen Einzelheiten in der richtigen Reihenfolge zu erledigen. Zuerst stehen Termin, Ort, Genehmigungen und Teilnahmebedingungen fest; danach folgen Anmeldungen, Standverteilung und Helferplanung. In der letzten Vorbereitungswoche prüfst du Lageplan, Beschilderung, Kassenablauf und die Ausstattung für Stände, Kaffee und Beleuchtung. Plane außerdem Zeit für Nachmeldungen, fehlendes Kleingeld und wetterbedingte Änderungen ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Promotionsplakate verteilen

    3 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Vereinbarungen mit Lieferanten festhalten

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standnummern erstellen

    2 Personen

  • Pfeile und Beschilderung anfertigen

    2 Personen

  • Kassenablauf vorbereiten

    2 Personen

  • Kleingeld organisieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kisten pro Zone bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmende zu den Ständen weisen

    2 Personen

  • Standaufbau unterstützen

    4 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Besucher über Schließung informieren

    2 Personen

  • Teilnehmende auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken

    2 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 24
  • MessetischeAnz. 24
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • StandwändeAnz. 24
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 32
  • AufbewahrungsboxenAnz. 30

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • Geldautomat
  • GeldkassettenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • Megafon
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • FunkgeräteAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4
  • MaßbandAnz. 2
  • AkkuschrauberAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 120
  • UntertassenAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • TortenplattenAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonbündelAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 24
  • KreidetafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 16
  • StandnummernschilderAnz. 24
  • InfotafelnAnz. 6

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • MülleimerAnz. 12
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Standgröße, Aufbauzeiten und besondere Anforderungen von Anfang an einheitlich abfragen.
  • Bestätige die Aussteller nicht erst am Vortag. Schließe die Standverteilung möglichst 7 bis 10 Tage vorher ab und verschicke danach Standnummer, Lageplan und Ankunftszeit.
  • Prüfe Strom- und Wegeführung anhand des Lageplans: Verlängerungskabel brauchen Kabelmatten, und Kabel dürfen keine Flucht- oder Besucherwege kreuzen. Plane zusätzliche LED-Lampen oder Lichterketten für dunkle Bereiche ein.
  • Bereite die Kasse spätestens am Tag vor dem Markt vor. Teile Kleingeld auf Geldkassetten auf, kläre den Ablauf und lege fest, wer während der Öffnungszeit die Kasse betreut.
  • Zähle Geschirr und Getränkeausstattung nicht nur nach Ausstellerzahl. Für Kaffee- und Pausenbereiche brauchst du zusätzlich Tassen, Untertassen, Teller, Besteck, Thermoskannen und Wasserkannen; kontrolliere alles vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handwerksmarkt-Checkliste beginnen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, Reservierungen und die Gewinnung von Ausstellern können mehrere Wochen dauern.
Wann sollte die Anmeldung für einen Handwerksmarkt schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Markt, damit du Teilnehmerliste, Standplätze und Namensschilder rechtzeitig fertigstellen kannst. Halte danach eine kurze Nachmeldefrist nur für freie Plätze offen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Handwerksmarkt?
Plane mindestens eine Ansprechperson für je 10 bis 15 Stände sowie zusätzliche Helfer für Aufbau, Kasse und Einlass ein. Für einen kleinen Markt mit 20 Ständen sind meist 4 bis 6 Helfer sinnvoll.
Wann sollte der Lageplan für die Handwerksmarkt-Stände fertig sein?
Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und prüfe ihn beim Aufbau erneut. Berücksichtige dabei Stände, Sitzplätze, Strom, Fluchtwege, Beschilderung und Kaffee- oder Verkaufsbereiche.

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