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Checklist pour organiser un marché artisanal

Un marché artisanal se prépare par étapes : d’abord la date, le lieu et les conditions de participation, puis les exposants, les inscriptions et l’accueil du public. Cette checklist de 68 tâches vous aide à suivre les réservations, la communication, la signalétique et le matériel jusqu’au jour J. Prévoyez aussi les besoins souvent oubliés, comme les branchements électriques, la monnaie, les indications de stationnement et les badges nominatifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Rédiger les conditions de participation

    2 personnes

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations aux visiteurs

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer définitivement les exposants

    2 personnes

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Confirmer les réservations de stands

  • Recenser les besoins en électricité

  • Envoyer les indications d'accès

  • Publier les informations de stationnement

  • Publier la promotion sur les réseaux sociaux

  • Concevoir les panneaux du programme

  • Imprimer les panneaux du programme

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer la liste des exposants

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Acheter des produits frais à conservation longue

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Préparer la caisse et la monnaie

    2 personnes

  • Créer des numéros de table

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Balisage de la zone de chargement et de déchargement

    2 personnes

  • Installer les stands et les tables

    5 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer des points d’alimentation

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Placer les numéros des stands

    2 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Indiquer les stands aux exposants

    3 personnes

  • Vérifier les stands

    3 personnes

  • Vérifier l’entrée et la signalisation

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme et le plan

    2 personnes

  • Tenir le stand d’information

    2 personnes

  • Animer des démonstrations d'artisanat

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Réapprovisionner les amuse-bouches

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Faire le check-out des exposants

    3 personnes

  • Démonter les stands et les tables

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Débrancher l’éclairage

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 20
  • Tablesqté 8
  • Chaises pliantesqté 30
  • Tabourets de barqté 4
  • Bureau d’information
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Présentoirsqté 8
  • Tables pliantesqté 3
  • Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateauxqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafes d’eauqté 6

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Système de sonorisation
  • Microphoneqté 2
  • Terminal de paiementqté 2
  • Caissesqté 2
  • Chariots à mainqté 2

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 24
  • Compositions floralesqté 10
  • Mur photo
  • Panneaux en ardoiseqté 10
  • Bougeoirsqté 20
  • Numéros de tableqté 20
  • Badges nominatifsqté 30

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 6
  • Piles de rechangeqté 24

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 3
  • Bacs de rangementqté 12
  • Ouvre-bouteillesqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Aspirateur
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3

Communication

  • Plansqté 150
  • Cartes du programmeqté 150
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Presse-papiersqté 4
  • Stylosqté 30
  • Marqueursqté 12

Sécurité

  • Passe-câblesqté 8
  • Tapis antidérapantsqté 12
  • Lampes de pocheqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les exposants. Envoyez ensuite les conditions de participation avec une date limite d’inscription clairement indiquée.
  • Confirmez définitivement les exposants avant de préparer le plan des stands. Gardez une liste séparée des besoins en électricité afin de prévoir les rallonges et multiprises nécessaires.
  • Envoyez les indications d’accès et de stationnement aux exposants et aux visiteurs plusieurs jours avant le marché. Sur place, un bureau d’information et des poteaux de balisage évitent de nombreuses questions.
  • Ne gardez pas l’impression de la signalétique pour la veille. Les panneaux du programme, les numéros de table, les badges et la liste des exposants doivent être prêts avant le montage.
  • Préparez la caisse, la monnaie, le terminal de paiement et les glacières avant l’arrivée du public. Faites les courses assez tôt, puis achetez les produits frais à conservation longue au dernier moment possible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché artisanal ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’inviter les exposants, de traiter les inscriptions et de publier les informations pratiques.
Quand confirmer les exposants d’un marché artisanal ?
Fixez une date limite d’inscription environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite définitivement les exposants afin de finaliser le plan des stands, les tables et les besoins électriques.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux visiteurs ?
Envoyez les invitations et les informations d’accès au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Rappelez le stationnement, les horaires et l’adresse quelques jours avant l’ouverture.
Que faut-il préparer la veille d’un marché artisanal ?
La veille, rassemblez le matériel, vérifiez la liste des courses, préparez la caisse et la monnaie, triez la décoration et remplissez les glacières. Gardez seulement les produits frais et les derniers contrôles pour le jour même.

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