Checklist para organizar un mercado artesanal sin olvidos

Organizar un mercado artesanal implica coordinar expositores, visitantes, puestos, materiales y servicios en un orden concreto. Primero se cierran la fecha, el lugar y las condiciones de participación; después se gestionan las inscripciones y la distribución de los puestos. Durante las últimas semanas conviene confirmar necesidades eléctricas, enviar indicaciones y publicar la información de acceso. En los días previos se preparan acreditaciones, señalización, caja, compras y bebidas para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar definitivamente a los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Confirmar las reservas de puestos
Inventariar las necesidades eléctricas
Enviar indicaciones
Publicar información de estacionamiento
Publicar promoción en redes sociales
Diseñar los paneles del programa
Imprimir los paneles del programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir lista de expositores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar caja registradora y cambio
2 personas
Crear números de mesa
Clasificar la decoración
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar puestos y mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Comprobar los puestos
3 personas
Comprobar la entrada y la señalización
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa y el mapa
2 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Coordinar demostraciones de manualidades
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer los aperitivos
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Desmontar los puestos y las mesas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la iluminación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 30
Taburetes de barcant. 4
Punto de información
Percheroscant. 4
Soportes de presentacióncant. 8
Mesas plegablescant. 3
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Terminal de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Carritos de manocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 24
Arreglos floralescant. 10
Photowall
Pizarrascant. 10
Portavelascant. 20
Números de mesacant. 20
Credencialescant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Abrebotellascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Comunicación

Planoscant. 150
Tarjetas del programacant. 150
Carteles direccionalescant. 12
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con suficiente margen para hacer el plano de puestos y confirmar las reservas. Pide también las necesidades eléctricas de cada expositor antes de asignar espacios.
Envía las indicaciones a expositores y visitantes al menos 7 días antes. Incluye estacionamiento, horarios, acceso para carga y descarga y el punto de información.
Prepara los paneles del programa, la lista de expositores y las acreditaciones antes del día del mercado. Imprime una copia adicional de cada documento para resolver cambios de última hora.
Haz la compra general varios días antes y deja los productos frescos para el día anterior. Comprueba especialmente vasos reutilizables, tazas, bandejas, cubiertos, jarras de agua y bebidas para las neveras portátiles.
Reserva tiempo específico para el montaje: coloca primero carpas, puestos, mesas y cables; después añade números de mesa, manteles, decoración y señalización. Prueba el equipo de sonido, el micrófono, las máquinas de café y el terminal de pago antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado artesanal?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, condiciones de participación e invitaciones a expositores. Deja la última semana para confirmar reservas, enviar indicaciones, cerrar compras y revisar el plano.
¿Cuándo se debe confirmar a los expositores de un mercado artesanal?: Haz una primera invitación al menos 6 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción. Confirma definitivamente a cada expositor entre 10 y 14 días antes, cuando ya puedas cerrar el plano de puestos y las necesidades eléctricas.
¿Cuántas mesas y sillas necesito para un mercado artesanal?: Depende del número de puestos y del formato de exposición, pero cada puesto debe tener su espacio definido en el plano antes del montaje. Añade al menos 2 o 3 mesas y varias sillas para el punto de información, descansos y tareas de organización.
¿Cuándo hay que preparar la caja y el cambio?: Prepara la caja registradora y el cambio el día anterior, junto con el terminal de pago y los materiales reunidos. Haz una prueba de cobro antes de abrir y guarda el dinero en la caja hasta que termine la jornada.

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