Checklist pour organiser un lancement de produit

Un lancement de produit demande plus qu’une présentation convaincante. Il faut coordonner le lieu, les invitations, le catering, les démonstrations et toute la technique, sans oublier les badges et l’accueil. Cette checklist regroupe 68 tâches et 52 éléments à prévoir, dans un ordre pratique. Commencez par définir l’objectif et la liste des invités, puis avancez vers les tests, l’installation et le briefing des intervenants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les objectifs de lancement
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le photographe
Concevoir l’invitation
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Finaliser la présentation
2 personnes
Préparer la démonstration de produit
2 personnes
Tester les produits de démonstration
2 personnes
Tester l'écran de présentation
2 personnes
Imprimer le matériel promotionnel
Composer les dossiers de presse
2 personnes
Préparer le briefing des intervenants
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
2 personnes
Emballer les produits en toute sécurité
2 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Faire installer le mobilier
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le présentoir produit
3 personnes
Aménager les espaces de démo
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer la démonstration produit
3 personnes
Assurer la présentation
2 personnes
Répondre aux questions des invités
3 personnes
Accueillir la presse
2 personnes
Prendre des photos
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner l'étalage produit
Enregistrer les questions des invités
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Emballer les produits en toute sécurité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Renvoyer le matériel de presse
Envoyer un message de remerciement
Confirmer les rendez-vous de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de présentationqté 4
Chaisesqté 80
Accueil
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Fond de scène avec logo
Affiches produitqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Sets de stylosqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de présentation
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 2
Batteries externesqté 4
Matériel de démonstrationqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Présentoirs de produitsqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Torchons de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Spray de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sacs poubelleqté 50

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, le catering et le photographe dès que la date est fixée. Prévoyez aussi un contrôle de l’accès afin de repérer les contraintes de livraison, de stationnement et d’installation.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites partir un rappel quelques jours avant, puis arrêtez la liste définitive des invités avant d’imprimer les badges nominatifs.
Testez la démonstration de produit dans les conditions réelles avant l’événement. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.
Préparez les supports de communication avant la dernière semaine. Les affiches produit, les dossiers de presse, les panneaux indicateurs et le fond de scène avec logo doivent être imprimés, vérifiés et regroupés.
Planifiez l’installation avec une heure de marge avant l’arrivée des invités. Faites installer les tables, les chaises et l’accueil, puis contrôlez les verres, la vaisselle, les poubelles, les badges et les câbles fixés avec des serre-câbles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un lancement de produit ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières réservations concernent généralement le lieu, le catering et le photographe, tandis que les invitations peuvent partir plusieurs semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour un lancement de produit ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines à l’avance pour laisser le temps de s’inscrire. Prévoyez un rappel 7 à 10 jours avant, puis finalisez la liste des invités quelques jours avant l’accueil.
Combien de temps prévoir pour tester la démonstration et le matériel ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant le lancement, puis un second sur place le jour même. Réservez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour vérifier l’écran, le son, les branchements et les produits de démonstration.
Quand préparer les badges et les dossiers de presse ?: Préparez les badges après la clôture des inscriptions et la confirmation de la liste définitive, idéalement 2 à 3 jours avant. Les dossiers de presse et le matériel promotionnel devraient être imprimés et assemblés au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.