Productlancering organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Plan de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de lancering. Gebruik die lijst direct voor naambadges, catering, dieetwensen en de indeling van de ontvangstbalie.
• Test de productdemo minimaal 7 dagen vooraf met precies de producten, laptop en presentatiescherm die je op de dag gebruikt. Herhaal de test bij de opbouw, inclusief geluid, beamer, draadloze microfoons en verlengkabels.
• Stuur de sprekersbriefing uiterlijk 3 dagen vooraf en vermeld per spreker de spreektijd, volgorde, microfoon en het moment waarop de demo start. Zo blijft de presentatie binnen het geplande programma.
• Controleer de locatie en toegang minstens 1 week vooraf. Vraag na waar meubilair, promotiemateriaal, producten en apparatuur kunnen worden afgeleverd en reserveer tijd voor tafels, ontvangstbalie en kabels.
• Verpak demoproducten veilig en maak een korte paklijst voor transport. Neem naast de producten ook persmappen, naambadges, badgehouders, pennensets en reservekabels mee; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een productlancering versturen?

Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de lancering. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen vooraf en verstuur 1 tot 2 dagen voor het evenement een herinnering met tijd, route en toegangsinformatie.

Hoe lang van tevoren moet ik een productdemo testen?

Test de volledige demo minimaal 7 dagen vooraf en voer op de opbouwdag nog een tweede controle uit. Controleer daarbij niet alleen het product, maar ook de laptop, het presentatiescherm, de beamer, microfoons en luidsprekers.

Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst voor een productlancering?

Maak de definitieve lijst 3 tot 5 dagen voor het evenement. Dan kun je het aantal cateringporties, dieetwensen, naambadges en de ontvangst voorbereiden zonder op het laatste moment te moeten bijwerken.

Wat moet ik op de dag van een productlancering als eerste controleren?

Controleer bij aankomst eerst toegang, opstelling en stroomvoorziening. Loop daarna de presentatie en demo door voordat gasten binnenkomen; reserveer hiervoor minimaal 60 minuten, inclusief controle van kabels, microfoons en presentatiescherm.