Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du monument

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un déroulé précis, surtout lorsque plusieurs visites guidées se succèdent. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis ouvrez les réservations assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs. Les derniers jours servent à confirmer les inscriptions, préparer les supports de visite et vérifier l’accès au monument. Le jour même, l’accueil, l’orientation, la propreté et la coordination des guides doivent être prêts avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Coordonner les horaires d’ouverture
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Fixer les guides
Ouvrir les réservations de visites guidées
Envoyer les invitations
2 personnes
Mettre en place la communication
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer le matériel de visite guidée
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Pré-inspecter le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Balayer le terrain et l'entrée
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Aménager la salle de visite
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le buffet et la vaisselle
2 personnes
Vérifier le son
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Répondre aux questions sur les stands
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l'entrée
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Fermer le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Éteindre les lumières
Fermer les portes et les fenêtres à clé
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 4
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Trousses de premiers secours

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Bandes adhésivesqté 4
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux d’orientationqté 16
Porte-affichesqté 12
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les réservations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez une liste à jour avec les inscriptions, les besoins alimentaires et un numéro de contact pour les changements de dernière minute.
Prévoyez les créneaux des visites guidées avec une marge d’au moins 15 minutes entre deux groupes. Cette pause permet de faire sortir les visiteurs, réorganiser l’accueil et éviter les croisements à l’entrée.
Faites une pré-inspection du monument 2 à 3 jours avant l’ouverture. Vérifiez notamment les clés, les accès, les toilettes, les panneaux d’information, l’itinéraire et les zones qui doivent encore être nettoyées.
Installez le bureau d’accueil, les tables, les chaises et les tentes avant l’arrivée du public. Testez aussi les rallonges, multiprises, machines à café, enceintes et microphones avant de les utiliser avec les visiteurs.
Préparez les badges nominatifs et imprimez les documents de visite au plus tard la veille. Le matin même, contrôlez la météo, confirmez les réservations et faites un dernier passage sur le terrain et à l’entrée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les réservations pour une journée portes ouvertes de monument ?: Ouvrez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de confirmer les créneaux de visites guidées et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir entre deux visites guidées ?: Prévoyez au moins 15 minutes entre deux groupes, davantage si les parcours sont longs ou si l’accès est étroit. Cette marge facilite la sortie du groupe précédent et l’accueil du suivant.
Quand préparer le matériel pour la journée portes ouvertes ?: Rassemblez le mobilier, la vaisselle, le matériel technique et les supports imprimés la veille au plus tard. Les installations comme les tables, les tentes et le bureau d’accueil peuvent être montées le matin si l’accès au site est garanti assez tôt.
Que vérifier le matin de l’ouverture du monument ?: Contrôlez la météo, les clés, les accès, la propreté des toilettes et de l’entrée, la signalétique et la liste des visiteurs. Testez également les microphones, enceintes, machines à café et branchements électriques avant l’arrivée du premier groupe.

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