LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een monument open dag organiseren

Een monument open dag vraagt om meer dan een datum en een paar rondleidingen. Je stemt openingstijden en programma af, legt rondleiders vast en zorgt dat bezoekers zich kunnen aanmelden. Daarna volgen publiciteit, bevestigingen, informatieborden, routebordjes en een praktische ontvangst op locatie. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, inclusief zaken die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt, zoals toegang, stroom, toiletten en de indeling van tafels en partytenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Openingstijden afstemmen

    2 personen

  • Rondleidingen plannen

    2 personen

  • Rondleiders vastleggen

  • Reservering rondleidingen openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Publiciteit plaatsen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst bijwerken

  • Weersverwachting controleren

  • Reserveringen bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Rondleidingsmateriaal printen

  • Naamkaartjes voorbereiden

  • Informatieborden controleren

    2 personen

  • Routebordjes voorbereiden

    2 personen

  • Locatie voorinspecteren

    2 personen

  • Sleutels en toegang regelen

  • Terrein en entree vegen

    2 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Informatietafels inrichten

    2 personen

  • Rondleidingsruimte inrichten

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Routebordjes plaatsen

    2 personen

  • Verlichting installeren

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Buffet en servies klaarzetten

    2 personen

  • Geluid controleren

    2 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Entree openen

    2 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Programma toelichten

    2 personen

  • Rondleidingen begeleiden

    3 personen

  • Vragen bij stands beantwoorden

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Servies afruimen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Verlichting controleren

  • Bezoekersstromen begeleiden

    2 personen

  • Laatste rondleiding begeleiden

    3 personen

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

  • Entree sluiten

    2 personen

  • Bezoekers veilig laten vertrekken

    3 personen

Nazorg

  • Buffet afsluiten

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Meubilair opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten eindschoonmaak geven

    2 personen

  • Routebordjes verwijderen

    2 personen

  • Lichten uitschakelen

  • Deuren en ramen afsluiten

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 60
  • Partytentenaantal 2
  • Statafelsaantal 4
  • Entreebalie
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 60
  • Glazenaantal 80
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Schaaltjesaantal 12
  • Serveerschalenaantal 10
  • Koffiekannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 6
  • Serveertangenaantal 8

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 4
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Mobiele speakersaantal 2
  • Microfoonsaantal 2
  • Powerbanksaantal 4
  • Portofoonsaantal 6
  • Brandblussersaantal 2
  • Zaklampenaantal 4
  • EHBO-koffers

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 8
  • Naamkaartjesaantal 40
  • Kleefstripsaantal 4
  • Informatiebordenaantal 12
  • Routebordjesaantal 16
  • Bordstandaardsaantal 12
  • Programmaboekjesaantal 200
  • Pennenaantal 20

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 6
  • Ledlampenaantal 8
  • Batterijenaantal 24

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 3
  • Mengkommenaantal 4
  • Maatbekersaantal 2
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilsetsaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Microvezeldoekenaantal 20
  • Toiletborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Open de reservering voor rondleidingen zodra tijden en rondleiders vaststaan. Plan per rondleiding een duidelijke capaciteit en sluit de aanmeldingen op tijd, zodat je bezoekerslijst en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf kunt verwerken.
  • Doe de locatievoorinspectie niet pas op de ochtend zelf. Controleer minimaal één week vooraf de sleutels, toegang, looproute, informatieborden, toiletten en plekken voor entreebalie, tafels en stoelen.
  • Maak een aparte stroom- en communicatiecheck voor apparatuur. Noteer waar koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en microfoons komen en test verlengsnoeren, stekkerdozen en portofoons vóór de opbouw.
  • Leg bezoekersinformatie op twee plekken klaar: bij de entree en langs de route. Print rondleidingsmateriaal, maak naamkaartjes en zet routebordjes vóór opening neer; bezoekers die moeten zoeken naar het startpunt zorgen direct voor opstopping.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan definitief of partytenten, statafels en extra bescherming nodig zijn. Zet koelboxen, waterkannen, koffiekopjes en serveermateriaal zo neer dat vrijwilligers niet door de bezoekersroute hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een monument open dag organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, openingstijden en rondleiders. Open de reservering en start de publiciteit ongeveer 6 weken voor de open dag; controleer de bezoekerslijst in de laatste week.
Wanneer moet ik rondleidingen voor een monument open dag plannen?
Leg de rondleidingen minimaal 6 weken vooraf vast, inclusief starttijd, duur en maximale groepsgrootte. Bevestig reserveringen 3 tot 5 dagen voor het evenement en houd op de dag zelf een actuele lijst bij.
Wat moet ik de dag voor een monument open dag controleren?
Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, boodschappen, materialen, geprinte informatie, naamkaartjes, routebordjes en toegangssleutels. Zet bederfelijke catering gekoeld en laad portofoons, mobiele speakers en powerbanks op.
Hoe vroeg moet de locatie klaar zijn op de dag zelf?
Plan de opbouw minimaal 2 tot 3 uur vóór opening. Veeg entree en terrein, maak de toiletten schoon, plaats tafels en stoelen, bouw eventuele partytenten op en test daarna verlichting, geluid en communicatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!