Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la maison de village

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un accueil fluide et une salle prête à l’heure. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : fixer le programme, suivre les inscriptions, répartir les bénévoles et préparer les espaces. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les panneaux, le test du son et le refroidissement des boissons. Prévoyez un responsable pour chaque zone et gardez un temps de vérification avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les activités
Réserver les fournisseurs
Créer les panneaux du programme
2 personnes
Créer le plan
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Vider la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Plats de maintien au chaudqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver les activités ou les fournisseurs nécessaires.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis faites une dernière vérification 5 à 7 jours avant l’événement. Notez clairement les réponses pour l’équipe du buffet.
Préparez le plan de la salle et la signalisation avant le jour J. Indiquez dès l’entrée l’accueil, le programme, le café, le buffet et les activités afin d’éviter les attroupements.
Le jour même, prévoyez au moins 2 heures pour vider la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et mettre en place le buffet. Refroidissez les boissons dès le matin.
Testez la sonorisation, le microphone et les branchements avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées. Faites ensuite un briefing de 15 minutes avec l’équipe d’accueil pour répartir les rôles et gérer les inscriptions.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes à la maison de village ?: Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement les activités et les fournisseurs, puis gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut vider la salle, installer les tables et les chaises, aménager l’accueil, préparer le buffet, suspendre la décoration et tester le son.
Quand refroidir les boissons pour une journée portes ouvertes ?: Mettez les boissons au frais le matin même, idéalement 3 à 4 heures avant l’ouverture. Utilisez les glacières prévues et vérifiez ensuite que le comptoir d’accueil et le buffet disposent de verres et de plateaux.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture ?: Faites une vérification finale 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Contrôlez les panneaux, la signalisation, les badges nominatifs, le café, le buffet, le matériel audio et la présence de chaque bénévole.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.