Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del centro cívico
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el programa, la recepción y el recorrido por el centro están preparados con antelación. Esta checklist reúne las gestiones necesarias, desde fijar la fecha y recoger inscripciones hasta montar el buffet, las actividades y la señalización. Reserva tiempo para comprobar la sala y probar el sonido antes de que llegue el público. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los cables y la organización del equipo de bienvenida.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar actividades
Reservar proveedores
Hacer carteles del programa
2 personas
Hacer el plano
Crear la señalización
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Desocupar la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar las actividades
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Realizar las visitas guiadas
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el inventario
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de recepción
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuencoscant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 8
- Bandejas térmicascant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Carteles del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
Limpieza
- Escobascant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las actividades reservadas antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios concretos y abrir las inscripciones con información completa.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite, idealmente 7 días antes. Usa ese recuento para revisar la compra y preparar el buffet sin improvisaciones.
- Asigna voluntarios por funciones y entrega las instrucciones al menos 2 días antes. La recepción, el acompañamiento de actividades y el apoyo al buffet necesitan responsables distintos si esperas varios grupos a la vez.
- Haz el plano y la señalización antes del montaje. Indica desde la entrada la recepción, las actividades, los aseos y el punto de café; prepara también tarjetas de nombre para evitar colas al llegar.
- Comprueba la sala y prueba altavoces, micrófono, portátil, cables alargadores y regletas con 24 horas de margen. Monta mesas, sillas, recepción, buffet y café siguiendo el plano, y enfría las bebidas como último paso de preparación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, proveedores y actividades. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios, compras y señalización.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?
- Envíalas cuando el programa y los horarios estén confirmados, normalmente 3 o 4 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder calcular comida, bebidas, sillas y materiales.
- ¿Cuándo se monta la sala del centro cívico?
- Haz el montaje principal entre 2 y 4 horas antes: desocupa la sala, coloca mesas y sillas y prepara recepción, buffet y café. La prueba del sonido debe hacerse como mínimo 24 horas antes y repetirse al terminar el montaje.
- ¿Qué se suele olvidar en una jornada de puertas abiertas?
- Lo que más se retrasa es la señalización, el plano de circulación, las preferencias dietéticas y la prueba de cables y micrófono. Revísalos 7 días antes y vuelve a comprobarlos el día anterior, junto con bebidas frías, tazas, vasos y cubiertos.
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