Checklist voor een gemeentehuis open dag organiseren

Een gemeentehuis open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen ruimtes openzetten. Je legt eerst het programma, de looproute en de rondleidingen vast en werkt daarna registratie, communicatie en catering uit. In de laatste week controleer je leveranciers, materialen, techniek en veiligheidsafspraken. Deze checklist helpt je om 66 taken en 59 benodigde spullen in de juiste volgorde te regelen, zodat medewerkers weten waar ze staan en bezoekers vlot hun weg vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Medewerkers en rondleiders indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Rondleidingen reserveren
Leveranciersafspraken bevestigen
Programma naar deelnemers sturen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Infostands inhoudelijk voorbereiden
6 personen
Presentaties en video's verzamelen
3 personen
Vrijwilligersinstructie schrijven
2 personen
Veiligheids- en ontruimingsplan delen
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekersformulieren printen
Boodschappen doen
3 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Materialen klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitpakken en presenteren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Infostands opbouwen
8 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Techniek en presentaties testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
12 personen

Event

Deuren en ontvangst openen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Infostands bemannen
10 personen
Presentaties verzorgen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Fotopunt begeleiden
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Bewegwijzering controleren
Techniek tijdens presentaties bedienen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
3 personen
Bezoekers veilig uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Infostands afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Aanmeldgegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 18
Kleedkamerrekaantal 2

Registratie

Registratietafel
Aanmeldformulierenaantal 150
Naambadgesaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Gastenboek

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggetjesslingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 18
Fotowand
Fotopropsaantal 12

Bewegwijzering

Richtingsbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Infopostersaantal 20
Pijlenstickersaantal 30
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Uitdeelplateausaantal 12
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 4
Dweilenaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Fluoriserende hesjesaantal 12
EHBO-set
Kabelmattenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de looproute vast voordat je bewegwijzering en afzetpalen regelt. Markeer registratie, infostands, presentatieruimtes, toiletten en de uitgang op één plattegrond.
Plan rondleidingen in tijdsblokken en reserveer per blok een rondleider. Stuur het programma met de reservering mee, zodat bezoekers weten wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Richt de registratie in met een tafel, formulieren, naambadges, badgehouders, pennen en klemborden. Leg ook een gastenboek klaar; dat wordt vaak pas op de ochtend zelf gemist.
Test laptop, projector, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon samen in de ruimte waar ze worden gebruikt. Controleer daarbij ook verlengsnoeren en stekkerdozen, niet alleen de apparatuur.
Zet dranken pas kort voor de start koud en bereid koffie en thee op de ochtend zelf voor. Controleer de cateringhoeveelheden nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, inclusief verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een gemeentehuis open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes, vergunningen en medewerkers. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de datum.
Wanneer moet ik rondleidingen voor een gemeentehuis open dag reserveren?: Open de reservering zodra het programma en de beschikbare rondleiders vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de open dag af, zodat je groepen en materialen kunt indelen.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een gemeentehuis open dag?: Plan minimaal één persoon bij de registratie, één aanspreekpunt voor techniek en veiligheid en per rondleiding één rondleider. Tel daar per infostand of publieksruimte één medewerker bij op; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer controleer je de catering voor een gemeentehuis open dag?: Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 1 week vooraf en controleer de aantallen 3 tot 5 dagen voor de open dag. Doe de laatste controle op de ochtend zelf, inclusief koffie, thee, koude dranken en servies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.