Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du vin

Une journée portes ouvertes du vin demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, la livraison et l’installation des dégustations. Prévoyez les vins par stand, les cartes de dégustation et la verrerie avant l’arrivée des visiteurs. Le plan ci-dessous regroupe les tâches et le matériel à prévoir, dans un ordre pratique. Vous éviterez ainsi les oublis fréquents : bouteilles non étiquetées, verres insuffisants ou boissons encore chaudes au moment de l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des visiteurs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la livraison de vin
Composer l’assortiment de vins
2 personnes
Confirmer les délais de livraison
Créer la répartition des stands de dégustation
2 personnes
Concevoir les cartes de dégustation
Imprimer les cartes de dégustation
Faire les courses
2 personnes
Réception du vin et des boissons
2 personnes
Vérifier le stock de vin
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tentes de fête
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les stands de dégustation
3 personnes
Préparer les verres et la vaisselle
2 personnes
Étiqueter les bouteilles de vin
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
2 personnes
Installer les cartes de dégustation et le panneau du parcours
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer le parcours d’essai
2 personnes
Servir le vin
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vérifier les points d’eau
Collecter les verres usagés
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer le dernier tour
Clôturer le service du vin
3 personnes

Suivi

Ranger le lieu
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le mobilier
2 personnes
Démonter les tentes de fête
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Compter et ranger les stocks
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 50
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 80
Petites assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 40
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Refroidisseurs à vinqté 8
Carafesqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Étiquettes pour bouteilles de vinqté 80
Cartes de dégustationqté 80
Panneaux de directionqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement et notez les besoins alimentaires avec le nombre définitif de visiteurs. Cela permet d’adapter les amuse-bouches et le nombre de places assises.
Confirmez la livraison du vin 48 heures à l’avance. À la réception, vérifiez les quantités et mettez immédiatement les bouteilles et les autres boissons au frais lorsque c’est nécessaire.
Préparez une répartition des stands et les cartes de dégustation au moins 3 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et étiquetez chaque bouteille avant l’installation.
Installez les tentes, les tables, les chaises et les stands le jour même avec au moins 2 heures d’avance. Gardez les tire-bouchons, les carafes, les plateaux et les pinces de service sur chaque zone.
Prévoyez un parcours visible dès l’entrée grâce aux panneaux de direction et aux cartes de dégustation. Testez la musique et l’éclairage 60 minutes avant l’accueil, puis gardez une personne disponible pour guider les visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes du vin ?: Commencez au moins 2 semaines à l’avance pour établir la liste des visiteurs, envoyer les invitations et composer l’assortiment. Gardez les 3 derniers jours pour les cartes de dégustation, les achats et la confirmation de livraison.
Quand faut-il commander le vin pour une journée portes ouvertes ?: Réservez la livraison au moins 7 jours avant la date prévue. Confirmez le délai 48 heures avant, puis vérifiez le stock dès la réception pour pouvoir corriger une erreur à temps.
Combien de verres faut-il prévoir par visiteur ?: Prévoyez au minimum 1 verre à vin par personne et quelques verres supplémentaires pour remplacer ceux qui tombent ou doivent être rincés. Pour une dégustation avec plusieurs stands, une marge de 10 à 15 % facilite le service.
Quand installer les stands de dégustation ?: Installez les tables, les boissons, les étiquettes et les cartes environ 2 heures avant l’ouverture. Les bouteilles peuvent être préparées plus tôt, mais les vins à servir frais doivent rester dans les glacières jusqu’au début de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.