Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du vignoble

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple, des créneaux maîtrisés et un accueil bien préparé. Fixez d’abord les horaires, puis ouvrez les inscriptions en précisant les visites guidées, les dégustations et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, confirmez le nombre de visiteurs, contrôlez le stock de vin et vérifiez chaque zone du domaine. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Planifier les visites guidées et dégustations
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des visites guidées
Réserver la capacité de dégustation
Coordonner le parking
Vérifier les installations sanitaires
Suivre les prévisions météo
Confirmer le nombre de visiteurs
Transmettre les exigences alimentaires à la cuisine
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le stock de vin
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Vérifier les verres et la vaisselle
2 personnes
Vérifier le parcours de la visite guidée
2 personnes
Barrer les zones dangereuses
2 personnes
Créer des flèches et des panneaux d'information
2 personnes
Créer une liste de contacts pour le personnel
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer la monnaie
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de dégustation
3 personnes
Présenter les bouteilles de vin
2 personnes
Installer le buffet et les tables d’amuse-bouches
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Balisage du parcours de visite
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Instruire les employés
4 personnes
Vérification du site et des toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
Animer les dégustations de vin
3 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Vendre du vin et des produits régionaux
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier le parking
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger le stock de vin en lieu sûr
2 personnes
Débarrasser le buffet et le bar
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les panneaux et les flèches
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les boissons restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 90
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 40
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Planches de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Tire-bouchonsqté 10

Cuisine

Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de bouteille de vinqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Pilesqté 24

Catering

Cartes de dégustationqté 120
Étiquettes nominativesqté 120
Stylosqté 30
Caisses de boissonsqté 8
Carafes d'eauqté 12
Bacs à glaçonsqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Corbeilles à painqté 8
Cartes de menuqté 20
Serviettes en papierqté 300
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Conseils

Limitez les dégustations par créneau : confirmez la capacité disponible avant d’accepter les dernières inscriptions. Prévoyez aussi un délai entre deux groupes pour éviter les files au caveau.
Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’ouverture avec l’horaire réservé, le point de rendez-vous, les indications de parking et les éventuelles contraintes alimentaires.
Faites un tour complet du parcours la veille : signalez les zones dangereuses, installez les flèches et vérifiez que les sanitaires sont propres et accessibles pendant toute la journée.
Contrôlez le matériel de paiement au moins 24 heures avant l’arrivée du public. Testez la caisse et les terminaux, préparez la monnaie et gardez une liste de contacts du personnel disponible sur place.
Adaptez les installations à la météo annoncée 48 heures avant l’événement. Les tentes, glacières, rallonges, tables et chaises doivent être installées de façon à protéger les visiteurs et à ne pas gêner le parcours.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes du vignoble ?: Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue, surtout si les visites et dégustations se font sur réservation. Fermez-les ou passez en liste d’attente dès que la capacité de chaque créneau est atteinte.
Combien de vin prévoir pour une dégustation au vignoble ?: Comptez environ 5 à 7 cl par vin et par personne, selon le nombre de références proposées. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les verres renversés, les groupes non prévus et les dégustations répétées.
Quand confirmer le nombre de visiteurs inscrits ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation finale 24 à 48 heures avant l’ouverture. Transmettez alors les besoins alimentaires et ajustez les achats, les verres, les tables et les places de visite.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes du vignoble ?: La veille, vérifiez le parcours, les panneaux, les zones dangereuses, les sanitaires, le stock de vin et le matériel de paiement. Installez si possible les tables, chaises, glacières et équipements qui ne dépendent pas de la météo du matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.