Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la viña

Una jornada de puertas abiertas en la viña necesita más coordinación que una visita informal: hay que encajar llegadas, recorridos guiados y degustaciones sin crear esperas. Esta checklist reúne el orden de trabajo, desde fijar el horario y abrir las inscripciones hasta preparar copas, frío, aparcamiento y pagos. También contempla lo que suele quedar para el último momento, como las necesidades dietéticas, la previsión del tiempo y la señalización de zonas inseguras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Planificar visitas guiadas y degustaciones
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar visitas guiadas
Reservar capacidad para la degustación
Coordinar el aparcamiento
Comprobar las instalaciones de aseo
Seguir la previsión del tiempo
Confirmar el número de visitantes
Comunicar las necesidades dietéticas a cocina
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el stock de vino
Llenar neveras y cajas frigoríficas
2 personas
Comprobar vasos y vajilla
2 personas
Revisar la ruta de la visita guiada
2 personas
Delimitar zonas inseguras
2 personas
Hacer flechas y paneles informativos
2 personas
Crear una lista de contactos para el personal
Probar la caja y el terminal de pago
2 personas
Preparar cambio en efectivo
Cortar y barrer el terreno
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar las mesas de degustación
3 personas
Presentar botellas de vino
2 personas
Montar el buffet y las mesas de aperitivos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Instruir al personal
4 personas
Comprobar el recinto y los baños
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir información de bienvenida
2 personas
Guiar degustaciones de vino
3 personas
Realizar las visitas guiadas
3 personas
Vender vino y productos regionales
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vasos y vajilla
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Controlar el estacionamiento
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar ventas y caja
2 personas

Seguimiento

Guardar con seguridad el stock de vino
2 personas
Retirar el bufé y la barra
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar carteles y señales
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Comprobar el stock y el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las bebidas sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 90
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Tablas para servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablets de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Sacacorchoscant. 10

Cocina

Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Mantelescant. 18
Guirnaldascant. 8
Decoración para botellas de vinocant. 12
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 10
Bateríascant. 24

Catering

Tarjetas de notas de catacant. 120
Pegatinas con nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Cajas de bebidascant. 8
Jarras de aguacant. 12
Cubiterascant. 6
Bandejas de servircant. 20
Cestas de pancant. 8
Cartas del menúcant. 20
Servilletas de papelcant. 300
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Consejos

Cierra el horario antes de publicar la convocatoria y asigna turnos concretos para las visitas guiadas y la degustación. Así puedes limitar las reservas por grupo y evitar que todos lleguen a la vez.
Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y pásalas a cocina al confirmar el número de visitantes. Haz esta revisión al menos 48 horas antes para poder ajustar la compra.
Calcula la vajilla por servicio y deja una reserva de al menos un 10 % para roturas o cambios de turno. Comprueba especialmente las copas de vino, los vasos de agua, los platos y los cubiertos.
Revisa el recorrido el día anterior y delimita cualquier zona insegura con señales visibles. Coloca las flechas y los paneles informativos antes de que llegue el primer grupo, no durante la recepción.
Prueba la caja, las tablets y los terminales de pago antes de abrir, y prepara el cambio en efectivo con antelación. Comprueba también cables, regletas, altavoces y micrófonos para no resolver conexiones mientras llegan los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en la viña?: Empieza la planificación entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados el horario, las visitas guiadas, la degustación y el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de margen.
¿Cuándo hay que confirmar el número de visitantes?: Haz una primera revisión 7 días antes y una confirmación final entre 48 y 24 horas antes. En ese momento comunica a cocina las necesidades dietéticas y ajusta comida, copas, sillas y plazas de degustación.
¿Cuántas copas y vasos hacen falta para una degustación en la viña?: Calcula una copa por visitante y añade un 10 % de reserva; para 80 personas serían 88 copas. Prepara además un vaso de agua por persona y servicio, con unidades extra para reposición.
¿Qué hay que preparar si llueve durante la jornada de puertas abiertas?: Consulta la previsión todos los días durante la última semana y toma una decisión definitiva 24 horas antes. Ten listas las carpas, protege las zonas de paso y confirma dónde se trasladan las degustaciones y las visitas si el terreno se moja.

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