Opvangcentrum open dag organiseren: checklist

Een open dag in een opvangcentrum vraagt om meer dan bezoekers uitnodigen en koffie klaarzetten. Je moet de bezoekersroute, rondleidingen en dierenpresentaties op elkaar afstemmen, terwijl dieren veilig en rustig blijven. Regel vooraf wie aanmeldingen, donaties, catering en begeleiding oppakt. Gebruik deze checklist om het programma van eerste planning tot opruimen in de juiste volgorde uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Dieren voor presentatie selecteren
2 personen
Dierendossiers controleren
2 personen
Vaccinatiestatus controleren
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Kassa- en donatieprocedure testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naambadges klaarleggen
Dieren extra verzorgen
3 personen
Dierenverblijven schoonmaken
4 personen
Dieren tijdelijk afschermen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bezoekersroute afzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dierenpresentaties voorbereiden
3 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Dieren rustig laten wennen
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Bezoekersregels uitleggen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Dierenpresentaties verzorgen
3 personen
Adoptie-informatie geven
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Dieren rustpauzes geven
3 personen
Dieren na afloop terugbrengen
3 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
Avondprogramma openen
2 personen
Presentatie voor bezoekers verzorgen
2 personen
Avondcatering serveren
3 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Donatiepunt afsluiten
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Dierenverblijven nalopen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donaties veilig opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Presentatiescherm

Dierenbenodigdheden

Transportbenchesaantal 6
Hondenriemenaantal 8
Halsbandenaantal 8
Waterbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Dierendekensaantal 12
Dierenspeelgoedaantal 20
Poepzakdispensersaantal 4
Reismandenaantal 4
Handdoekenaantal 20
Voerbakmattenaantal 8

Veiligheid

Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Hesjes voor vrijwilligersaantal 20
EHBO-doos
Handgelstationsaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Dierensilhouettenaantal 20
Bloemstukkenaantal 6

Communicatie

Informatiebordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 20
Programmapostersaantal 20
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8
Aanmeldformulierenaantal 150
Adoptiefoldersaantal 300
Donatiebussenaantal 3

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de bezoekersroute uiterlijk 4 weken vooraf vast. Plan rondleidingen in vaste tijdblokken, zodat rondleiders niet tegelijk nodig zijn voor ontvangst, donaties en dierenpresentaties.
Controleer de dierendossiers en vaccinatiestatus minstens 2 weken vooraf. Selecteer alleen dieren die geschikt zijn voor bezoekerscontact en regel transportbenches, riemen, halsbanden en waterbakken per presentatie.
Maak 7 dagen vooraf een vrijwilligersindeling met minimaal één verantwoordelijke voor ontvangst, één voor de kassa of donaties en één rondleider per geplande groep. Geef rondleiders vóór opening een korte instructie over route, hygiëne en veiligheidsregels.
Test de kassa- en donatieprocedure, laptop, presentatiescherm, microfoon en mobiele speakers uiterlijk de dag ervoor. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; die worden vaak pas gemist wanneer de partytenten en informatietafels al staan.
Zet dierenverblijven vóór de ontvangst schoon en scherm dieren tijdelijk af wanneer de drukte toeneemt. Koel dranken, leg naambadges klaar en zet herbruikbaar servies, koffiezetapparaten, waterkokers en serveerschalen per uitgiftepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een open dag in een opvangcentrum organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, publicatie en vrijwilligers. Plan de definitieve bezoekersroute, rondleidingen en dierenpresentaties uiterlijk 2 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag in een opvangcentrum?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor donaties of kassa, 1 voor catering en 1 rondleider per gelijktijdige rondleiding. Voeg bij meerdere bezoekersstromen extra begeleiding toe, zodat niemand tegelijk een dier en een groep moet begeleiden.
Wanneer moet ik dieren selecteren voor een open dag?: Selecteer geschikte dieren ongeveer 2 weken vooraf en controleer dan ook de dierendossiers en vaccinatiestatus. Beoordeel op de dag zelf opnieuw of elk dier rustig genoeg is voor presentatie of bezoekerscontact.
Wat moet ik de dag voor een open dag controleren?: Test alle apparatuur, controleer de voorraad en leg naambadges, informatieborden en materialen voor donaties klaar. Zet dranken koel en bereid houdbare hapjes voor; plan de schoonmaak en het opbouwen van tenten, tafels en stoelen op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.