Organiser une journée portes ouvertes de prison

Une journée portes ouvertes de prison demande une préparation plus structurée qu’un accueil classique. Il faut d’abord obtenir l’autorisation du lieu, définir un parcours réaliste et limiter le nombre de visiteurs par groupe. Les inscriptions, les contrôles de sécurité, les règles de photographie et l’information sur l’accessibilité doivent être réglés avant l’envoi des confirmations. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil et au briefing des guides.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Enregistrer la date du visiteur
Confirmer l'autorisation du lieu
2 personnes
Établir le programme de visite
2 personnes
Vérifier l’itinéraire de visite
3 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des places de parking
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Envoyer les confirmations
Rédiger les règles pour les visiteurs
2 personnes
Vérifier les consignes de sécurité
3 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Fixer les règles photo
2 personnes
Répartir le personnel
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Imprimer les panneaux d'information
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité du site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer la signalisation
4 personnes
Aménager la tente et l’espace extérieur
4 personnes
Installer le matériel de présentation
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier le parcours de la visite guidée
4 personnes
Réunion de briefing des équipes
8 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Expliquer les règles aux visiteurs
2 personnes
Accompagner les groupes de visiteurs
6 personnes
Assurer les visites guidées
6 personnes
Assurer les présentations
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Effectuer le contrôle d’accès
3 personnes
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier le parcours et les salles
3 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
4 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Fermer le bureau d'accueil
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la signalétique
3 personnes
Retirer le dispositif de séparation
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les données des visiteurs
Enregistrer les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables d’accueilqté 2
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Tablettes pour l’enregistrementqté 3
Lecteurs de codes-barresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannière de bienvenue
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Braceletsqté 150
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Barrières de fouleqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Brochures pour les visiteursqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges du personnelqté 25
Clés des casiers des visiteursqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Lingettes désinfectantesqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la capacité d’accueil et le nombre de groupes avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez aussi une marge pour les accompagnateurs, le personnel et les visiteurs ayant besoin d’un aménagement particulier.
Envoyez les règles aux visiteurs avec la confirmation, au plus tard 7 jours avant la visite. Précisez les objets interdits, les consignes photo, l’heure d’arrivée et les conditions d’accès au site.
Construisez le programme à partir de la durée réelle du parcours, puis ajoutez 15 à 20 minutes pour l’enregistrement, les contrôles et le déplacement entre les groupes. Sans cette marge, le retard du premier groupe se répercute sur toute la journée.
Imprimez les listes de visiteurs et les badges la veille, même si l’enregistrement se fait sur tablette ou avec un lecteur de codes-barres. Gardez une version papier pour gérer une batterie vide, une panne de réseau ou une inscription modifiée.
Briefez séparément les guides, les bénévoles et le personnel de sécurité avant l’ouverture. Faites un essai complet du parcours, des sorties de secours, de la sonorisation et des talkies-walkies au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de prison ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du lieu, de valider le parcours, d’ouvrir les inscriptions et de coordonner les consignes de sécurité.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de prison ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant la date prévue, après validation de la capacité et du programme. Fermez les inscriptions au moins 5 jours avant l’événement pour répartir les groupes et imprimer les listes.
Combien de visiteurs prévoir par groupe ?: Le nombre dépend des règles du site, de la largeur du parcours et du nombre de guides disponibles. Fixez une capacité maximale avant les invitations, puis ajoutez au programme 15 minutes entre deux départs pour éviter les croisements.
Quand envoyer les consignes aux visiteurs ?: Envoyez-les avec la confirmation, au plus tard 7 jours avant la visite. Renvoyez un rappel 24 à 48 heures avant avec l’heure d’arrivée, l’itinéraire, le stationnement et les règles concernant les photos et les objets personnels.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.