Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de una prisión

Una jornada de puertas abiertas en una prisión necesita una coordinación distinta a la de cualquier visita institucional. Antes de invitar a nadie, hay que cerrar la autorización del recinto, la ruta, el aforo y las normas de seguridad. Después se organizan las inscripciones, los grupos guiados, el personal y la acreditación de cada visitante. Esta checklist reúne 76 tareas y 62 elementos para controlar el proceso desde la planificación hasta la recepción del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Registrar la fecha de visita
Confirmar la autorización del recinto
2 personas
Elaborar el programa de visitas
2 personas
Comprobar la ruta de la visita guiada
3 personas
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar plazas de aparcamiento
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
Enviar confirmaciones
Redactar las normas para visitantes
2 personas
Comprobar las instrucciones de seguridad
3 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Registrar las normas fotográficas
2 personas
Asignar al personal
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Informar a los guías
3 personas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Imprimir carteles informativos
2 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
3 personas
Realizar una revisión de seguridad del recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Colocar la señalización
3 personas
Colocar la barrera
4 personas
Montar la carpa y la zona exterior
4 personas
Preparar el material de presentación
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Revisar la ruta de la visita guiada
4 personas
Dar la sesión informativa al personal
8 personas

Evento

Atender la recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Explicar las normas para visitantes
2 personas
Guiar a los grupos de visitantes
6 personas
Realizar las visitas guiadas
6 personas
Realizar presentaciones
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Realizar el control de acceso
3 personas
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la ruta y las salas
3 personas
Guiar la última visita
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Retirar la señalización
3 personas
Retirar el cerramiento
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar los datos de los visitantes
Registrar objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de mostradorcant. 2
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 4
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Tablets para el registrocant. 3
Lectores de códigos de barrascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de luces exteriorescant. 4
Linternascant. 8

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Flechas de rutacant. 20
Banner de bienvenida
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Pulserascant. 150
Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Vallas de control de multitudescant. 12
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Mapas de rutacant. 150
Folletos para visitantescant. 150
Credenciales para visitantescant. 150
Credenciales del personalcant. 25
Llaves de taquillas para visitantescant. 100

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Toallitas desinfectantescant. 8
Desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la autorización del recinto y la fecha antes de redactar las invitaciones. Reserva al menos 6 semanas para definir el programa, revisar la ruta y confirmar la capacidad de visitantes.
Abre las inscripciones con un límite visible de plazas y solicita las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Envía la confirmación cuando la plaza, el grupo y las indicaciones de acceso estén comprobados.
Prepara las normas de visitantes por escrito, incluyendo seguridad, fotografía, accesibilidad y salidas de emergencia. Entrégalas antes de la visita y coloca una copia en el punto de registro.
Divide a los visitantes en grupos manejables y asigna un guía y un responsable por grupo. Imprime las listas el día anterior y lleva también tablets y lectores de códigos de barras para resolver cambios en la entrada.
Haz una prueba técnica y logística antes de abrir las puertas: comprueba micrófonos, walkie-talkies, cables, mesas de registro, acreditaciones, café y zonas de espera. Coloca el material de recepción antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una prisión?: Empieza al menos 6 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite obtener la autorización, preparar el programa, abrir las inscripciones, asignar personal y revisar seguridad y accesibilidad.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando el recinto, el aforo y el programa provisional ya estén confirmados. Cierra las inscripciones varios días antes para preparar grupos, acreditaciones y listas de acceso.
¿Cuántos visitantes puede haber en cada grupo guiado?: El número depende del aforo autorizado y de la capacidad real de la ruta, no solo del espacio de recepción. Define los grupos después de comprobar el recorrido y confirma el límite antes de abrir el formulario de inscripción.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la visita?: Deja listas las acreditaciones, las listas de visitantes, las normas, la señalización y las mesas de registro. También conviene probar el equipo de sonido, los micrófonos y las comunicaciones, y comprobar que el catering y las bebidas estén en el recinto.

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