Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au centre équestre

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une préparation à la fois accueillante et très rigoureuse. Il faut coordonner les inscriptions, les démonstrations, les chevaux, la sécurité et l’accueil du public sans gêner le fonctionnement des écuries. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : boissons au frais, signalisation du parking, alimentation des visiteurs et moyens de communication entre bénévoles. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre pour avancer sans rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inscription pour la journée portes ouvertes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Confirmer les réservations
Imprimer le programme
Imprimer le plan
Répartir les bénévoles
2 personnes
Inspecter la carrière et les écuries
2 personnes
Sélectionner les chevaux
2 personnes
Confirmer le programme des démonstrations
2 personnes
Briefer les cavaliers et les instructeurs
3 personnes
Afficher les consignes de sécurité
2 personnes
Préparer les soins aux chevaux
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
Baliser le parking
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de démonstration
3 personnes
Préparer le matériel de nettoyage
Nourrir et contrôler les chevaux
3 personnes
S’occuper des chevaux
4 personnes
Placer les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Présenter les chevaux
2 personnes
Faire une démonstration de la technique d’équitation
4 personnes
Faire une démonstration de soins aux chevaux
3 personnes
Encadrer les activités poneys
5 personnes
Encadrer les cours d’essai
5 personnes
Donner des informations sur les cours
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Veiller à la sécurité autour des chevaux
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Déseller les chevaux
4 personnes
Ramener les chevaux
3 personnes
Nourrir et contrôler les chevaux
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le terrain et les écuries
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphone à main

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Poutres d'équilibreqté 8
Bâtons de sautqté 8
Cônesqté 20
Panneauxqté 12
Rectangles de dressageqté 4
longesqté 4
Lignes de longeqté 4
Malles de nettoyageqté 8
Licolsqté 12
Cordesqté 12
Casques d’équitationqté 20
Gilets de sécuritéqté 10
Sellesqté 8
Bridesqté 8
Sous-sellesqté 8
Brosses d’écurieqté 12
Filets à foinqté 6
Bacs à eauqté 6
Seaux à boissonsqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Mugs isothermesqté 100
Cuillères à glaceqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Informations

Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 150
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Braceletsqté 150

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Gardez une version imprimée du programme et du plan pour le bureau d’information, les bénévoles et les visiteurs.
Arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les réservations.
Planifiez un briefing de 30 minutes pour les cavaliers, les instructeurs et les bénévoles avant l’ouverture. Précisez les zones accessibles, les consignes autour des chevaux et la personne à contacter en cas de problème.
Inspectez la carrière, les écuries et les abords la veille, puis balisez le parking le matin même. Vérifiez notamment les passages du public, les rallonges électriques et l’emplacement des tentes d’accueil.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des visiteurs et préparez les encas avant le début des démonstrations. Prévoyez un espace séparé pour le buffet afin d’éviter les attroupements près des chevaux.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes dans un centre équestre ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Le programme, les invitations, les inscriptions et la répartition des bénévoles doivent être définis au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il clôturer les inscriptions ?: Clôturez-les 5 à 7 jours avant la journée portes ouvertes. Ce délai permet de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires et les réservations, puis d’imprimer les documents nécessaires.
Quand préparer les chevaux et les démonstrations ?: Sélectionnez les chevaux et confirmez le programme des démonstrations environ 2 semaines à l’avance. Faites ensuite un briefing complet des cavaliers et des instructeurs dans les 2 jours précédant l’événement.
Que faut-il vérifier le jour précédent ?: La veille, inspectez la carrière et les écuries, tondez ou balayez les zones de passage, préparez le matériel et installez la signalisation prévue. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et rechargez les talkies-walkies.

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