Manege open dag organiseren: checklist
Een manege open dag vraagt om meer dan een aantrekkelijk programma. Je stemt bezoekers, paarden, ruiters, instructeurs en vrijwilligers op elkaar af en controleert vooraf de rijbaan, stallen en parkeerroute. Begin met datum, programma en aanmeldingen; werk daarna toe naar demonstraties, ontvangst en catering. Deze checklist helpt je in de juiste volgorde te plannen, inclusief zaken die vaak pas op de ochtend zelf worden ontdekt, zoals ontbrekende bewegwijzering, lege portofoons of te weinig zitplaatsen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Open dag aanmelden
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Programma afdrukken
Plattegrond afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rijbaan en stallen inspecteren
2 personen
Paarden selecteren
2 personen
Demonstratieschema bevestigen
2 personen
Ruiters en instructeurs briefen
3 personen
Veiligheidsregels ophangen
2 personen
Paardenverzorging voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleding en materialen klaarleggen
2 personen
Terrein maaien en vegen
2 personen
Parkeerterrein markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Demonstratiemateriaal klaarzetten
3 personen
Poetsmateriaal klaarzetten
Paarden voeren en controleren
3 personen
Paarden verzorgen
4 personen
Paarden veilig opstellen
3 personen
Event
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Paarden voorstellen
2 personen
Rijtechniek demonstreren
4 personen
Paarden verzorgen demonstreren
3 personen
Ponyactiviteiten begeleiden
5 personen
Proeflessen begeleiden
5 personen
Informatie over lessen geven
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheid rond paarden bewaken
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Paarden afzadelen
4 personen
Paarden terugbrengen
3 personen
Paarden voeren en controleren
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Terrein en stallen schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Informatiebalie
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Gebaksvorkjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerplateausaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koelkastenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare portofoonsaantal 6
- Handmegafoon
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Fotowand
- Welkomstbord
- Krijtbordenaantal 6
- Tafelnummersaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
Sportmateriaal
- Springbalkenaantal 8
- Springstaandersaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Balkjesaantal 12
- Dressuurringenaantal 4
- longeerlijnenaantal 4
- Longeerzwepenaantal 4
- Poetskoffersaantal 8
- Halstersaantal 12
- Touwenaantal 12
- Rijhelmenaantal 20
- Veiligheidsvestenaantal 10
- Zadelsaantal 8
- Hoofdstellenaantal 8
- Zadelonderleggersaantal 8
- Stalborstelsaantal 12
- Hooinettenaantal 6
- Waterbakkenaantal 6
- Drinkemmersaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Thermosbekersaantal 100
- IJslepelsaantal 3
- Koelmattenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Verkeerskegelsaantal 20
- Afzetlintrollenaantal 4
- Brandblussersaantal 4
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Informatie
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Programmafoldersaantal 150
- Naamkaartjesaantal 60
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Polsbandjesaantal 150
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf vast en bevestig het demonstratieschema met ruiters en instructeurs. Zo kun je uitnodigingen, socialmediaberichten en het afgedrukte programma op dezelfde informatie baseren.
- Plan de veiligheidsronde niet pas op de open dag zelf. Inspecteer rijbaan en stallen vooraf, hang de regels zichtbaar op en brief alle betrokkenen voordat bezoekers het terrein op komen.
- Maak de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief en verzamel dieetwensen op tijd. Reserveer daarna de benodigde zitplaatsen en richt een informatiebalie in voor vragen en ontvangst.
- Controleer het terrein de dag ervoor: maai en veeg waar nodig, markeer het parkeerterrein en bouw partytenten tijdig op. Test daarbij luidsprekers, microfoons, verlenghaspels en stekkerdozen voordat het publiek arriveert.
- Zet koffie, thee, water en hapjes niet allemaal op één tafel zonder indeling. Gebruik aparte buffettafels voor drank en eten, koel dranken vooraf en leg serveerschalen, opscheplepels en servies klaar voordat de eerste demonstratie begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een manege open dag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en aanmelding. Verstuur uitnodigingen en plaats de eerste berichten ongeveer 4 weken vooraf; maak de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de open dag definitief.
- Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een manege open dag?
- Inspecteer rijbaan en stallen vooraf, selecteer geschikte paarden en bevestig het demonstratieschema. Hang veiligheidsregels zichtbaar op en brief ruiters, instructeurs en vrijwilligers uiterlijk op de dag vóór het evenement.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een manege open dag?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en informatie, 1 voor parkeren en 1 verantwoordelijke per demonstratieonderdeel. Bij meerdere gelijktijdige activiteiten heb je per onderdeel minstens 2 mensen nodig: één voor de uitvoering en één voor toezicht.
- Wanneer moet ik de catering voor een manege open dag voorbereiden?
- Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf, koel dranken de dag ervoor en bereid houdbare hapjes alvast voor. Zet koffie, thee, servies en buffettafels op de ochtend zelf klaar, zodat het eten niet onnodig lang buiten de koeling staat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!