Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en boucherie
Une journée portes ouvertes en boucherie demande plus qu’un espace de dégustation. Il faut guider les visiteurs, protéger les produits réfrigérés et prévoir assez de temps pour les démonstrations, les inscriptions et le service. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation du programme au rangement final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : panneaux de prix, badges, branchements électriques et maintien des aliments à bonne température.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons et les réservations
Vérifier les autorisations et les déclarations
Créer le plan et le parcours
2 personnes
Réaliser les listes de prix et les panneaux d’information
2 personnes
Créer des badges et des formulaires d'inscription
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer la viande et les produits réfrigérés
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sauces et accompagnements
2 personnes
Mettre en place la chaîne du froid et le stockage
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête et les pare-vent
4 personnes
Aménager l’espace grillades et démonstration
3 personnes
Installer le buffet et les stands de dégustation
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration et les panneaux d'information
2 personnes
Tester la sonorisation et l'éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle d'hygiène
2 personnes
Briefer l'équipe sur la sécurité alimentaire
3 personnes
Événement
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
Faire des visites guidées de la boucherie
2 personnes
Réaliser des démonstrations de viande
2 personnes
Préparer et servir les dégustations
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
Évacuer les déchets et les plats usagés
2 personnes
Gérer la caisse et les commandes
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Refroidir ou jeter les aliments en toute sécurité
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête et la décoration
4 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Nettoyer et ranger le matériel
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Tables hautesqté 4
- Chaisesqté 50
- Brise-ventqté 4
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Assiettesqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Couvertsqté 80
- Verres à boireqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettes de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Pinces à viandeqté 6
- Louchesqté 6
- Verres doseursqté 3
- Saladiersqté 6
Équipement
- Barbecues à gazqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Micro sans fil
- Haut-parleursqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Projecteurs de chantierqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Ballonsqté 100
- Compositions floralesqté 4
- Panneaux d'informationqté 8
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 12
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Thermosqté 4
- Bacs isothermesqté 3
- Bacs à herbesqté 8
- Courses
Nettoyage
- Stations de lavage des mainsqté 2
- Distributeurs de savonqté 4
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 6
- Extincteurqté 2
Conseils
- Fixez le programme au moins 3 semaines à l’avance et prévoyez des créneaux distincts pour l’accueil, la visite, la démonstration et la dégustation. Cela évite que les visiteurs se regroupent tous au même endroit.
- Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités, les assiettes de dégustation et les accompagnements.
- Contrôlez les stocks et les dates de péremption 2 à 3 jours avant, puis récupérez la viande et les produits réfrigérés le plus près possible de l’ouverture. Gardez-les dans des glacières ou un espace de stockage froid jusqu’à leur utilisation.
- Testez les barbecues à gaz, les machines à café, les rallonges, les multiprises et le terminal de paiement la veille. Un essai de 30 minutes permet de repérer les prises insuffisantes et les câbles trop courts.
- Installez le parcours, le comptoir d’inscription et les panneaux avant l’arrivée du public, idéalement 2 heures à l’avance. Placez les prix et les informations près de chaque stand pour éviter de répondre aux mêmes questions pendant toute la journée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes en boucherie ?
- Prévoyez environ 3 semaines pour fixer la date, le programme, les inscriptions et les autorisations. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, les contrôles de stock et la préparation des produits.
- Quand faut-il confirmer les inscriptions à une journée portes ouvertes ?
- Demandez une réponse 7 jours avant l’événement et faites un dernier point 48 heures avant. Ce délai permet de prévoir les besoins alimentaires et d’organiser les stands de dégustation.
- Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer les stands ?
- Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Prévoyez ensuite 30 minutes pour tester la sonorisation, l’éclairage, les branchements et le terminal de paiement.
- Comment conserver la viande pendant une journée portes ouvertes ?
- Mettez la viande et les produits réfrigérés au froid dès leur récupération et limitez leur présence à température ambiante au temps strictement nécessaire au service. Vérifiez la chaîne du froid avant l’ouverture, puis au moins toutes les 2 heures pendant la journée.
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