Organiser la Journée nationale des moulins : checklist

Une ouverture de moulin réussie repose sur un programme clair, une équipe bien répartie et un site prêt à accueillir le public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers contrôles de sécurité. Prévoyez les visites guidées, les activités pour enfants, la musique et l’accueil comme un seul parcours visiteur. N’attendez pas la dernière semaine pour confirmer les bénévoles, les fournisseurs ou le matériel électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le moulin et le terrain
2 personnes
Enregistrer le programme d'ouverture
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Planifier les guides
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Informer les riverains
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rédiger les informations visiteurs
Préparer les textes de visite guidée
2 personnes
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
Confirmer le programme musical
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme alternatif en cas de pluie
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Contrôler les extincteurs
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester les rallonges
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Nettoyer le moulin
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Scène non applicable
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Balisage du parcours de visite
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir les points d’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Faire une démonstration du moulin
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Allumer l’éclairage
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Fournir la musique
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vérifier le moulin
2 personnes
Compter le stock
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateauxqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux néerlandaisqté 4
Affiches du moulinqté 12
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Écrans d’informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier le moulin, le terrain et les autorisations, puis enregistrez le programme d’ouverture avant de publier les horaires. Gardez au moins 2 semaines pour corriger une information administrative ou modifier le parcours.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, visites guidées, activités enfants, buvette et surveillance. Confirmez chaque personne 7 jours avant et prévoyez un remplaçant pour chaque poste exposé.
Préparez les informations visiteurs avec les horaires, l’accès, les consignes et le programme alternatif en cas de pluie. Publiez-les en ligne au moins 10 jours avant et informez les riverains avant l’installation des tentes ou de la sonorisation.
Pour le café et les boissons, vérifiez séparément les tasses, verres, thermos, pichets, glacières et réfrigérateurs. Faites un test complet des machines à café, bouilloires, rallonges et enceintes mobiles au plus tard la veille.
Le jour J, contrôlez les extincteurs, la trousse de premiers secours, les voies d’évacuation et les points d’alimentation avant l’arrivée du public. Faites une dernière vérification de la liste des courses 24 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser la Journée nationale des moulins ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Ce délai permet de vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, confirmer les fournisseurs et publier le programme au moins 10 jours à l’avance.
Combien de bénévoles faut-il pour ouvrir un moulin au public ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 guide par visite en cours et 1 personne pour les activités ou la buvette. Pour plusieurs espaces ouverts simultanément, ajoutez 1 bénévole de circulation et un remplaçant par créneau de 2 à 3 heures.
Que prévoir en cas de pluie pour la Journée nationale des moulins ?: Préparez un programme alternatif au moins 7 jours avant : visites limitées, activités couvertes et consignes d’accès adaptées. Vérifiez aussi les tentes, les tables, les branchements et les zones où le sol devient glissant.
Quand faire les derniers contrôles de sécurité ?: Faites une vérification complète la veille, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Inspectez les extincteurs, les voies d’évacuation, les rallonges, les points d’alimentation et le matériel de premiers secours.

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