LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Nationale Molendag organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een molen openstellen vraagt meer dan de deuren openen. Je regelt vrijwilligers voor rondleidingen, een duidelijk openingsprogramma, bezoekersinformatie en een veilige route over het terrein. Begin op tijd met vergunningen, leveranciers en communicatie met omwonenden. Controleer in de laatste week de weersverwachting, stroompunten, EHBO-middelen en brandblussers. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in volgorde uit te voeren en op de dag zelf niets essentieels te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Molen en terrein controleren

    2 personen

  • Openingsprogramma vastleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Rondleiders inplannen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Vergunningen controleren

  • Leveranciers bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Evenement online publiceren

  • Omwonenden informeren

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekersinformatie opstellen

  • Rondleidingsteksten voorbereiden

    2 personen

  • Kinderactiviteiten selecteren

    2 personen

  • Muziekprogramma bevestigen

  • Weersverwachting controleren

  • Alternatief regenprogramma maken

    2 personen

  • EHBO-middelen controleren

  • Brandblussers controleren

  • Vluchtroutes vrijmaken

    2 personen

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Verlengkabels testen

    2 personen

  • Promotiemateriaal verspreiden

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Houdbare voorraad klaarzetten

    2 personen

  • Molen schoonmaken

    3 personen

  • Sanitair schoonmaken

    2 personen

  • Terrein maaien en vegen

    2 personen

  • Bewegwijzering voorbereiden

    2 personen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

  • Koelers vullen

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Podium niet van toepassing

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Infostand inrichten

    2 personen

  • Kinderhoek inrichten

    2 personen

  • Rondleidingsroute markeren

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Kassa en pinapparaat testen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Toiletten controleren

Event

  • Openingspunten bemannen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Rondleidingen verzorgen

    3 personen

  • Molen demonstreren

    2 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    2 personen

  • Infostand bemannen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Verlichting inschakelen

  • Avondprogramma begeleiden

    3 personen

  • Muziek verzorgen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Voedsel veilig opbergen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Meubilair afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    3 personen

  • Molen nalopen

    2 personen

  • Voorraad tellen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Afval laten afvoeren

  • Locatie afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Statafelsaantal 4
  • Klapstoelenaantal 60
  • Biertafelsaantal 6
  • Barkrukkenaantal 12
  • Kapstokkenaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 80
  • Glazenaantal 120
  • Bordenaantal 100
  • Vorkenaantal 100
  • Messenaantal 100
  • Lepelsaantal 100
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Dienbladenaantal 8
  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 3

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Scharenaantal 4
  • Maatbekersaantal 3
  • Serveertangenaantal 8
  • Mengkommenaantal 6
  • Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Koelkastenaantal 2
  • Mobiele luidsprekersaantal 2
  • Microfoonsaantal 2
  • Pinapparatenaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Handlampenaantal 4

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • LED-lantaarnsaantal 10
  • LED-spotsaantal 4

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 10
  • Nederlandse vlaggenaantal 4
  • Molenpostersaantal 12
  • Tafelkledenaantal 12
  • Krijtbordenaantal 8
  • Naamkaartjesaantal 40
  • Pijlbordenaantal 12
  • Infodisplaysaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan rondleiders in blokken van 2 tot 3 uur en zorg per blok voor een reservevrijwilliger. Zo blijft een rondleiding doorgaan als iemand uitvalt of pauze nodig heeft.
  • Maak uiterlijk 2 weken vooraf een bezoekersinformatieblad met openingstijden, route, reserveringsinformatie, kinderactiviteiten en wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten.
  • Controleer 3 tot 5 dagen vooraf alle stroompunten en test verlengkabels onder belasting. Leg kabels zo dat bezoekers niet kunnen struikelen en houd vluchtroutes volledig vrij.
  • Werk een regenprogramma uit met minimaal 2 binnenactiviteiten, bijvoorbeeld aangepaste rondleidingsteksten en een kinderactiviteit. Communiceer de wijziging zodra de weersverwachting daar aanleiding toe geeft.
  • Tel servies, koffie- en theemateriaal en koelruimte op basis van het verwachte bezoekersaantal. Zet partytenten, tafels en stoelen minstens 1 dag eerder klaar, zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Nationale Molendag organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de molen, vergunningen, het programma en de werving van vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen en publiceer het evenement uiterlijk 3 tot 4 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een molenopenstelling?
Plan minimaal 1 coördinator, 1 vrijwilliger voor ontvangst en per gelijktijdige rondleiding 1 rondleider. Reken daarnaast op 1 reserve per 4 tot 5 ingeplande vrijwilligers voor pauzes en uitval.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor Nationale Molendag?
Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote lijn en opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Neem het regenprogramma uiterlijk de dag ervoor door met vrijwilligers en leveranciers.
Wat moet ik de dag voor Nationale Molendag controleren?
Loop het terrein volledig na, controleer EHBO-middelen, brandblussers, vluchtroutes en stroomaansluitingen en zet meubilair en tenten klaar. Leg bezoekersinformatie, rondleidingsteksten en vrijwilligersindeling op één centrale plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!