Journée des parents : la checklist pour ne rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant la Journée des parents et prévoyez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
• Fixez le transport au plus tard 2 semaines avant la date prévue. Regroupez les demandes par trajet et confirmez à chaque participant l’heure, le point de rendez-vous et la solution retenue.
• Finalisez le programme, les horaires, la musique, le bingo et le quiz 7 jours avant. Testez les enceintes, les microphones, le lecteur audio et les rallonges avant l’arrivée des invités.
• Préparez la liste des participants, les badges nominatifs et les programmes imprimés la veille. Gardez quelques badges vierges et plusieurs exemplaires supplémentaires du programme pour les changements de dernière minute.
• Installez les tables, les chaises, les tables de buffet et les porte-manteaux avant l’accueil. Refroidissez les boissons, préparez le café et le thé, puis disposez vaisselle, serviettes et plateaux de service au moins 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des parents ?

Envoyez-les idéalement 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant afin de confirmer le nombre de participants, le catering, les besoins alimentaires et le transport.

Quand commander le catering pour une Journée des parents ?

Passez la commande environ 2 semaines avant, dès que les inscriptions sont presque stabilisées. Confirmez les quantités et les régimes alimentaires 5 à 7 jours avant, puis vérifiez la livraison la veille.

Que préparer la veille d’une Journée des parents ?

Imprimez la liste des participants et les programmes, préparez les badges, la décoration et le matériel du bingo et du quiz. Mettez aussi les boissons au frais si les glacières ou le réfrigérateur sont disponibles.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?

Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et le matériel audio. Gardez ensuite 30 minutes pour le contrôle final, le café, le thé et les en-cas.

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